見積書や請求書、稟議書、報告書など、社内で扱う書類は多岐にわたります。
社員が作成したファイルはどのように保存していますか？
ファイルを個人のパソコンに保管していると、他の人が必要なときに都度メールで送らなければなりません。複数のパソコンに保存されていると、どのファイルが最新かわからなくなってしまうことも・・・。
こうした非効率な状況を改善するために、ファイル共有ができる仕組みを整えましょう。
目次
ファイル共有のメリット
社内でのファイル共有は、業務効率化という点でとても大きなメリットがあります。
- 他の社員が作成したファイルをいつでも取り出せる
- ファイルの最新版の把握が容易で、進捗状況も分かりやすい
- 誰かのパソコンが故障しても、ファイルを失うことがない
ファイル共有を実現する方法
ファイル共有の仕組みはどのように作ればよいのでしょうか。比較的多くの企業が採用している仕組みを3つご紹介します。
- クラウドストレージ
- インターネット上にあるファイルの保管場所のことです。サービス提供会社から借りた保管場所に、インターネットを通じて自分のファイルをアップロードすることで、保存したり、共有したりする仕組みです。
メリット 社内に特別な機器等を設置する必要がなく、ファイル共有の操作も簡単です。利用規模（保存するデータ上限）を決められるので、コストを柔軟に調整できます。 デメリット 自社用にカスタマイズがしにくい可能性があります。 - NAS（ナス・Network Attached Storageの略）
- ネットワークを通じて使うことができる大きなハードディスクのことです。通常ハードディスクはパソコンと1対1で接続しますが、ナスはネットワーク経由で接続することで、他の社員との共有が可能になり、複数人で同じハードディスクを利用できます。
メリット 導入の手間がかからない、設置が比較的簡単であること、コストが安価であることが挙げられます。 デメリット 導入の際、場合によってはネットワークの知識が必要です。多くの人が一度にアクセスすると速度低下の恐れがあります。 - 社内ファイルサーバーの構築
- ファイルを保存し共有することに特化したサーバー（専用のコンピューター）を自社で持ち運用する方法です。
メリット サーバーへアクセスする権限を個々に設定できる、ファイル管理がしやすい、広範囲なカスタマイズができる、詳細なセキュリティ対策が可能なことなどが挙げられます。 デメリット 導入には手間がかかることがあります。メンテナンスや日々の運用には専任担当者が必要です。
サービスを選定するときは、自社におけるファイルの保存・管理方法や、業務内容等に仕様があっているか、容量やセキュリティは十分かという点を考慮するとよいでしょう。
業務効率化を推進するために
業務に関するファイルは、個々の社員が自分のパソコンで保管するという考え方から、インターネットを経由して社内全体で共有するという考え方へ、完全に変化しています。
ここ数年、テレワークが急に進んだこともこうした変化に拍車をかけました。社員が作成したファイルは「資産」と考え、社内で共有・活用していくことが重要です。
どのサービスを選べばよいか迷うときは、まずは「金額の負担が少ない」もの、「小さい容量」のものからスタートしてみるのがいいでしょう。特にクラウドストレージであれば、売り上げや社員数の増加という会社の成長と共にサービスを拡充していくことができるのでおすすめです。
業務効率化の一歩をファイル共有から始めましょう。
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