ホームページは“作って終わり“ではなく、活用していくことが大切です。ホームページを作ったら、お客さまからの問い合わせを受け付ける手段も設置しましょう。製品やビジネスに関するお客さまの疑問を解決することが、ビジネスチャンスにつながるかもしれません。そこで役立つのが「フォーム」です。今回は「フォームとは何か？」から、フォームの役割や設置する際のコツまでをまとめてお伝えします。
目次
「なぜホームページが必要なのか」については、こちらの記事から。
ホームページは営業ツール
企業が情報発信を行う際に、重要な役割を担うのがホームページです。会社案内などの基本事項を掲載しただけでよしとするのではなく、製品やサービスの特長、製品への思い、開発の経緯といった情報を充実させることで、お客さまからの信頼や提供する製品・サービスへの関心を高めるような営業ツールとしての活躍が期待できます。
しかし、企業からの一方通行の情報発信ではお客さまとの接点は生まれにくいものです。関係構築のためには、お客さまが質問や要望を伝えることができる窓口が、ホームページ上にあることも重要となります。そこで多くの企業が導入しているのが「フォーム」と呼ばれる仕組みです。フォームの具体的なイメージとして、会員登録や資料請求、問い合わせなどに置かれている情報入力欄を想像すると分かりやすいでしょう。
フォームは一度設置すれば24時間いつでも問い合わせを受け付けられるので、お客さまは時間を気にする必要がありません。電話に比べて心理的なハードルも低いので、気軽に利用してもらえます。
企業側にとっても、電話対応などの業務負担が減ると同時に、問い合わせの受付時間を拡大でき、見込み客獲得のチャンスが増えるというメリットがあります。
知っておきたい「フォーム」の基礎知識
ホームページ上の問い合わせ窓口となる「フォーム」ですが、具体的にどのようなものなのでしょうか。詳しく見ていきましょう。
1. フォームとは
お客さまから企業へ情報やメッセージを送るために設置するページです。
フォームの画面には必要事項の項目と入力欄を設けます。お客さまは項目に沿って入力することで、企業へ質問や依頼を送ることができます。
以下は項目の一例です。
氏名 会社名 部署名 住所 電話番号 メールアドレス 問い合わせ内容
項目を変えることで、問い合わせ、資料請求、予約受付、アンケートなど、目的に応じたさまざまなフォームを作ることができます。
2. フォームを設置するときのコツ
フォームの入力項目が多すぎたり、分かりにくかったりすると、お客さまはページから離脱してしまいます。「手間なく入力できるかどうか」をポイントに、下記のような点を意識しましょう。
- 必要な入力項目に絞る。
- 項目が多すぎて入力が面倒と思わせないようにしましょう。
- 必須と任意の項目を使い分ける
- どうしても項目が多くなる場合は、必須と任意の入力項目を設けましょう。
- 入力欄を適切なサイズにする
- 小さすぎて文字が入力しづらい、といったことがないようにしましょう。
- 選択式の入力方法も活用する
- 手入力の手間を減らすため、チェックボックスやプルダウンなどの入力方法も活用しましょう。
また、「会社名」、「氏名」、「メールアドレス」、「電話番号」は必須項目として設置しましょう。問い合わせ対応後も、見込み客への営業活動に役立てることができます。
3. 問い合わせをもらったときの注意点
フォームから届いた問い合わせには、なるべく迅速に対応することが大切です。そのため、事前に「どの部署が対応するか」、「返信メールはいつ送るか」といったことを検討し、社内の体制を整えておく必要があります。対応を効率化するために、問い合わせに対する回答パターンをあらかじめ用意しておくのも有効です。せっかくのお客さまとの接触機会を無駄にせず、その後の受注へとつなげられるようしっかり準備しておきましょう。
まとめ
ホームページに問い合わせフォームを設置しておくことは、見込み客との接点を強化し、商談機会を増やすための第一歩になります。見込み客を逃さないよう、分かりやすく入力しやすいフォームを作り、迅速な対応ができる体制を整えることも重要です。問い合わせにつながるよう、ホームページの情報を少しずつ増やすと共に、問い合わせフォームも設置して「営業ツールとして活用できるホームページ」を目指しましょう。
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