ファイル管理機能で書類やりとりの時間を半分に！

もともと前職で社労士と行政書士、両方の業務を経験しており、そこで実務の経験値を積み重ねてきました。その後、2023年に正式に独立し、現在は社労士業務と行政書士業務の両方を手がけています。前職の経験から、クライアントの依頼に対しても専門的な視点で対応できると感じており、独立後もその強みを活かしています。

現在は、人脈を通じたご紹介がうまくつながり、毎月数十社のお客さまと定期的にやりとりさせていただいています。前職で培った“対応のコツ”を活かしながら、日々さまざまな案件に取り組んでいます。業務の比重としては、今のところ社労士業務の方が多いのですが、今期から行政書士のご依頼も少しずつ増えてきており、両方の分野で着実に実績を重ねているところです。

Hirameki 7を導入前の課題、お悩みを教えてください。

私にとって、ペーパーレス化・デジタル（電子）化は一番の課題でした。士業の業界全体を見ると、まだ電子化が進んでいない方も多いのですが、最近では助成金の申請なども含めて、官公署側も電子申請に対応するケースが増えてきています。それにもかかわらず、紙の申請書を使っていると、やりとりにどうしても無駄な時間がかかってしまうんです。

私自身も、業務で扱う資料を複雑なファイルで管理していたときに、その非効率さを強く感じました。そこから、「データ化することの強み」に気づき、積極的に便利なツールを探すようになりました。Hirameki 7のように、クラウド上でファイルのやりとりができるだけでも、業務効率は格段に上がりますし、実際とても役に立っています。

前職でもさまざまなツールを使ってきましたが、価格面の手ごろさや使いやすさも含めて、個人事業レベルでの運用にはHirameki 7がぴったりだと感じています。

Hirameki 7の活用機能や、活用方法について教えてください。

主に活用しているのは、「ファイル管理」「名刺管理」「Webサイト」の3つの機能です。

「ファイル管理」では、書類のペーパーレス化を進めており、 顧客とのやりとりには「かんたんファイル送信」機能を使って、PDF書類をスムーズに共有しています。紙でのやりとりでは2〜3日かかっていたような業務が、今では1日で完結できるようになり、非常に助かっています。既存の書類も電子化して、Hirameki 7のストレージ上で一元管理しています。

また、「名刺管理」機能では、顧客情報はもちろん、業界の知人・仲間のデータも一括で整理できるため、人脈の管理にも役立っています。「Webサイト」機能では、自身のホームページを作成し、事業内容を広く発信しています。さらに「フォーム機能」を使って問い合わせフォームを設置し、サイトに組み込んだことで、集客の流れもより効率化できました。

Hirameki 7を導入されたことで、業務にどのような変化や改善を感じていらっしゃいますか？

主に活用している「ファイル管理」機能では、顧客との書類のやりとりを電子化できたことで、対応にかかる時間が大きく減りました。体感としては、紙でやりとりしていた頃は2〜3日かかっていたものが、今では1日で完結するようになり、以前と比べて半分以上のリソースを節約できています。

さらに、「ファイル管理」機能のストレージを活用することで、オフィス内の紙書類も大幅に削減できました。無駄な紙の消費が減っただけでなく、データとして保管することでファイルの修正や管理もスムーズになり、業務の効率が格段に上がっています。

今後の事業展開と、読者の方へのメッセージをお願いします。

これからは、既存の業務に加えて、どんどん新しい顧客を増やしていきたいと考えています。また、自分の事務所を持ち、職員とともに事業を拡張していきたいと思っています。Hirameki 7を活用し、さらに業務を効率化していくことで、こうした事業拡張も実現できると感じています。

士業の今後は、今以上に電子化が進んでいくと思います。その中で、ペーパーレス化や業務の効率化にしっかり対応していくことは、ますます重要になっていくはずです。士業の皆さんも、その点を意識しながら仕事に取り組んでいくべきだと思います。

個人的には、これからHirameki 7を含め、さまざまなツールを活用しながら、士業の業務改善の方法を共有できる仲間と出会えたらうれしいです。もし、皆さんのおすすめのコツがあれば、ぜひ教えてください。