業務の効率化やペーパーレスに繋がるワークフローシステムは、リモートワークの普及により導入する企業が増えてきています。
本記事ではワークフローの概要や、導入するメリット・システムの選び方に関してご紹介いたします。ワークフローの導入を検討されている方はぜひご確認ください。
目次
ワークフローとは
ワークフローとはWork（仕事）とFlow（流れ）を組み合わせた言葉で、業務の一連の流れを指します。元々は広い意味で使用されていましたが、「経費精算」や「有給申請」など、組織内における申請や承認・決済における一連の流れとして使用することが多いです。
またワークフローを図式化したものを「ワークフロー図」と呼び、活用することで各手続きの工程を可視化することができます。
紙の申請書で管理するデメリット
コロナ前は特に「申請用紙に記入し上長が承認した印として押印する流れ」が主流でした。この対応方法はさまざまなデメリットがあり、
- 在宅ワークの場合、提出のために出社・もしくは郵送する必要が出てくる
- 承認フローで複数人が対応する場合、時間を要する
- 書類の保管に場所をとり、かつ過去の書類を探すのに労力がかかる
- 申請ごとの承認フローの把握が大変
- 書類を紛失する可能性がある
- 申請の進捗が見えづらい
などが挙げられます。それらを解決できるのが後述する「ワークフローシステム」です。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、企業内で発生する申請手続きを電子化したものです。また前述した「ワークフロー」という言葉自体も、本来は「仕事の流れ」を意味しますが、そこから発展して「ワークフローシステム」を指す場合もあります。
ワークフローシステムは、紙の申請書を電子化し申請・承認することができます。「稟議システム」「電子決済システム」などと呼ばれる場合もありますが、システムとしては同等です。
ワークフローシステムのメリット
実際にワークフローシステムを導入するメリットは以下が挙げられます。
業務の効率化
ワークフローシステムの導入により、業務プロセスがスムーズに進行し、生産性が向上します。自動化されたタスクや通知により、作業の手間が削減され効率が向上します。
決裁時間の短縮
ワークフローシステムは、決裁時間を大幅に短縮します。オンラインで完結するため、決済までに複数人の承認が必要になる場合も、短期間で対応することが可能です。
ペーパーレス
ワークフローシステムの導入により、紙の使用が大幅に削減され、環境への負荷が軽減されます。デジタル書類の利用はコスト面でも優れ、継続可能なオフィス環境を促進します。
さまざまなワークスタイルへの対応
柔軟性が求められる現代の仕事環境において、ワークフローシステムはさまざまなワークスタイルに適応可能です。リモートワークや柔軟な勤務時間への対応が容易になり、従業員の生産性向上に寄与します。
内部統制の強化
ワークフローシステムは、業務プロセスの透明性向上と、仕事の"辿りやすさ"を提供します。これは、各段階での作業や決定が詳細かつわかりやすくトレースできることを指します。つまり、業務の流れや意思決定の経緯を簡単に確認でき、必要なときに迅速な調査や監査が可能です。これにより、企業は法令順守や内部方針の実行を確実にし、信頼性の高い業務運営を実現できます。
ワークフローシステムの選び方
次にワークフローシステムを導入する際は、どのような観点で検討をするのが良いのかをいくつかのポイントに絞ってご紹介します。
必要な機能は備わっているか
自社の承認フローや使用ケースを想定して必要な機能が備わっているかの確認をしましょう。例えば、
- 外出時でも申請・承認ができる様にスマートフォンに対応しているか
- 承認の催促通知ができる機能があるか
- ワークフローの内容はカスタマイズ可能か
などが挙げられます。アナログでの管理から移行する際に、障壁となりそうな部分がないかを確認することがポイントです。
操作方法は簡単か
ワークフローシステムは社員全員が使用するため、全員が使いやすいシステムであることが重要です。初期設定や管理する社員だけではなく、実際に使用するさまざまな職種・立場の社員が使いやすいシステムであるかを確認するようにしましょう。
サポート体制は充実しているか
ワークフローシステムは、実際の申請・承認フローに合わせた設定や、必要な申請書を用意する必要があるため、初期設定に工数がかかります。利用を検討しているサービスがどの範囲までサポートしてくれるのか、利用中に問題が起きた際はどのような体制でフォローをしてくれるのかを確認することが重要です。
初期費用や月額費用が予算に合っているか
ワークフローシステムは利用する社員数によって料金が変動するパターンが多いです。導入後に社員数が変動した際も予算に合うかを確認するようにしましょう。またワークフロー利用の際に不随して必要となってくるオプション機能（ファイルストレージや外部ツール連携など）の利用有無によっても料金が変動する可能性が高いため、複数サービスで具体的な見積もりを取った上で、検討するのがおすすめです。
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