ビジネスにおいて名刺は、人と人をつなぐ重要なツールです。適切に蓄積された名刺は業績アップに貢献しますが、管理が不十分だとコンプライアンスリスクや生産性の低下を招く可能性があります。しかし、どのように名刺を管理すべきか悩む方もいるでしょう。
そこでこの記事では、名刺の適切な管理方法を解説します。くわえて、名刺管理サービスのメリットや主な機能も紹介するので、自社に導入する際のヒントにしてください。
目次
ビジネスにおける適切な名刺管理の必要性
名刺管理はビジネスにおいて重要な役割を果たします。名刺には顧客や取引先の重要な情報が含まれているため、企業コンプライアンスの観点から、適切な管理が不可欠です。管理不足により情報が漏洩すると、顧客の会社のみならず、取引先全体の信頼を損なうリスクがあります。したがって、慎重な取り扱いが求められます。
適切な名刺管理は、コンプライアンスリスクの低減だけでなく、生産性の向上に役立ちます。一元管理した名刺を活用して、顧客や取引先の情報を効率的にリスト化することが可能です。
名刺管理の方法
名刺管理の方法は、名刺をデジタル化することがおすすめです。デジタル化は、多少の手間やコストがかかるものの、名刺を簡単に見つけられるようになり、紛失のリスクも軽減できます。ここからは、デジタル化の方法について解説します。
名刺スキャナーを活用する
名刺をデジタル管理する際の代表的な方法は、名刺スキャナーの活用です。名刺スキャナーは名刺ソフトを搭載した専用デバイスで、紙の名刺をスキャンしてデータ化します。読み込んだデータは専用ソフトウェアやクラウドサービスに保存され、簡単に利用できるのが特徴です。
名刺スキャナーを使えば、大量の名刺を短時間でデータ化できるため、業務効率が向上します。しかし、名刺スキャナー自体の保管や、外出先での利用には携帯が必要という点は注意が必要です。
スマートフォンアプリを利用する
多くの企業が採用している名刺のデジタル管理方法に、スマートフォンアプリの利用があります。スマートフォンのカメラで名刺を撮影し、アプリを通じてデータ化し、クラウドに保存・管理できます。名刺情報の整理や検索が容易になり、スマートフォンとの連携機能も充実しています。
専用デバイスが不要で携帯性に優れており、名刺の登録・管理を社外でも行えるのがメリットです。ただし、アプリの性能や機能は異なるため、自社の状況や利用方法にあったものを事前に確認して選びましょう。
表計算ソフトに入力する
Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートなど表計算ソフトへの入力も、名刺のデジタル式管理方法のひとつです。名刺情報を手動で入力し、データとして一元管理します。導入コストがかからないため、少量の名刺管理や小規模ビジネスに適しています。
ただし、名刺そのものとは異なり、データ化された名刺情報は個人情報保護法の対象となるため、適切なファイル管理とセキュリティ対策が必要です。また手動入力には時間がかかり、入力ミスが発生するリスクがあります。
名刺管理サービスを導入する
名刺管理サービスは、名刺のデジタル管理を効果的に行う方法のひとつです。名刺スキャナーやスマートフォンアプリを利用して名刺情報をデータ化し、クラウド上で一元管理することで、どこからでも名刺情報の整理や検索が容易になり、業務効率が向上します。
多くの名刺管理サービスでは、高い精度で名刺をデータ化できるほか、それをもとに正確なデータベースを構築したり、接点管理やマーケティング機能、他のシステムとの連携機能も提供したりするなど、スマートフォンアプリよりも高度な機能を提供しています。
企業全体での利用を想定した高度な機能とクラウドベースの管理によって、名刺情報を資産として効果的に活用し、事業の拡大に役立てることが可能です。
名刺管理サービスの導入メリット
名刺管理サービスの導入は、企業にさまざまな効果をもたらします。ここでは、代表的な5つのメリットを紹介します。
名刺情報の入力工数を削減できる
名刺管理サービスの利用で、名刺情報の入力工数を大幅削減できることがメリットです。OCR（光学式文字認識）技術を採用しているため、名刺をスキャンまたは撮影するだけで情報がデジタル化されます。これにより、手動でのデータ入力の手間が省け、迅速に名刺情報を取り込むことができます。
名刺管理のスピードアップは、機会損失の抑制だけでなく、マーケティングや営業担当者の工数を削減し、より生産的な業務に集中できるでしょう。
顧客情報を一元管理して営業活動に活かせる
名刺管理サービスを活用すると、名刺情報を一元管理できるだけでなく、営業活動にも活かせるのもメリットです。名刺のデジタル化を通じて顧客リストを常に更新できるため、常に最新の情報をもとに顧客とのコミュニケーションが図れます。これにより、見込み顧客のフォローアップやターゲットを絞った営業活動を展開することも可能です。
さらに、フォームやコミュニティを通じてコンタクトデータを登録でき、パーソナライズされたアプローチを取ることができます。顧客リストが常に最新の状態に保たれるため、信頼性の高い情報を基にした意思決定が可能となるでしょう。
人脈を可視化し、顧客情報を共有できる
名刺管理サービスのメリットのひとつは、名刺情報を集約し、自社の人脈を可視化することで、顧客情報の共有を容易にすることです。担当者だけでなく、他の社員も顧客情報にアクセスでき、マーケティングと営業の連携が強化されます。
例えば、営業部門が得た見込み顧客の情報をマーケティング部門と共有することで、顧客に対して統一されたメッセージングや一貫性のある対応ができ、この連携により、営業とマーケティングの相乗効果が期待できます。
顧客リストをメール配信や発送作業に利用できる
名刺管理サービスを利用すると、顧客リストを抽出し、キャンペーンやイベント案内のメール配信、資料の発送作業に活用できることもメリットです。見込み顧客の母集団が増加すれば、新規顧客の獲得数も向上するでしょう。
また、顧客セグメントごとにカスタマイズされたメッセージを送信できるため、ターゲティングの精度が向上し、より効果的にアプローチすることが可能です。
名刺紛失や情報流出を防止できる
名刺管理サービスを導入することで、紙の名刺を紛失してもデータとして保存されるため安心です。また、名刺情報の流出も防止できるというメリットもあります。多くの名刺管理サービスは高度なセキュリティが施されたクラウド上でデータを保存しており、外部からの不正アクセスや内部からの情報漏洩を防ぐことが可能です。
企業コンプライアンスにおいて、セキュリティ対策は必須であり、情報漏洩のリスクを低減することは持続可能な成長を目指す上で重要です。
名刺管理サービスの主な機能
名刺管理サービスの主な機能を紹介します。各サービスにより異なる点もありますが、ほとんどのサービスが採用している以下の3つの機能について説明します。
名刺情報の読み取り機能
名刺管理サービスの代表的な機能のひとつが、名刺情報の読み取り機能です。紙の名刺をスキャナーやスマートフォンで読み取り、自動的にデジタル化します。最近では、AI（人工知能）技術を融合させた最先端のAI-OCR（光学文字認識）技術の導入により、読み取り精度がさらに向上しています。
名刺情報の検索機能
名刺情報の検索機能も、名刺管理サービスの主な機能のひとつです。名刺情報をデジタル化しリスト化することで、キーワードやフィルターを使った検索が可能です。社員全員の名刺情報を集約すると大量のデータが生成されますが、この検索機能を使えば必要な情報を迅速に見つけられます。
顧客管理機能
名刺管理サービスの主な機能には、顧客管理機能もあります。名刺情報を基に顧客情報を一元管理することで、顧客の属性や履歴、商談状況などを包括的に把握できるでしょう。サービスによっては、名刺を取り込んだ担当者と自動的に紐づけたり、任意でタグ付けできたりするため、マーケティングや営業活動がより効率化されます。
Hirameki 7の名刺・顧客管理システムで適切に管理を
適切な名刺管理は企業成長のカギとなりますが、そのためには名刺情報を有効活用できるサービスの導入が重要です。最近では低コストで利用できる名刺管理サービスが多くありますが、中でもおすすめしたいのがDX（デジタル・トランスフォーメーション）ツールの「Hirameki 7」です。
DXに重要な7領域をワンツールで支援するHirameki 7は、名刺・顧客管理システムも備えています。スマートフォンの専用アプリによる読み取り機能や名刺情報の検索、フォームやコミュニティでのコンタクトデータとの自動連携にくわえて、一元管理されたリストから顧客へ手軽にメール配信することも可能です。名刺を効果的に活用したい企業には最適なサービスです。
無料でお試しできるDXツールHirameki 7については、こちらからご覧ください。
著者プロフィール
