名刺はビジネス活動において重要な情報源です。しかし、紙の名刺は管理が難しく、情報の活用が限られます。
本記事では、名刺をデータ化して管理するメリットや、データ化の方法をご紹介します。
現在、紙の状態で名刺を管理している方は、ぜひご確認ください。
目次
名刺をデータ化するメリット
名刺をデータ化することには、多くのメリットがあります。
顧客情報を一元で管理できる
名刺データ化することで一元管理が容易になり、顧客情報の管理が効率化されます。
個人ごとに名刺を管理するのではなく、会社全体で共有できるデータベースを構築することが可能です。これにより、社内で顧客情報を迅速に共有でき、情報のアップデートも容易になります。また、データの統合によって顧客対応が一貫性を持ち、信頼関係の構築にも効果的です。
外出時でも情報を確認できる
外出時でもスマートフォンやタブレットを使って情報を確認できるようになることもメリットのひとつです。
これにより、営業活動や商談の際に、顧客の最新情報をすぐに把握することができます。また、タイムリーな情報共有が可能になるため、チーム全体での顧客対応が向上し、ビジネスの効果が最大化されます。
検索が容易になる
名刺情報をデータ化することで、検索作業がスムーズになります。膨大な名刺データを瞬時に検索できるデータベースが構築でき、必要な情報を素早く見つけ出すことが可能です。
これにより、急な商談や顧客対応にも迅速に対処でき、失われることのないビジネスチャンスを実現します。紙の名刺に比べ、データ管理にかかる手間も大幅に削減され、効率的な業務運営が可能になります。
追加の情報をあわせて記録できる
名刺管理においては、データ化するだけでなく、追加情報を記録することも重要です。具体的には、以下のような情報を添えて保存することができます。
- 顧客との商談の内容
- Web上での行動履歴（お問い合わせや資料ダウンロードなど）
- タッチポイント
これらの情報を記録することで、営業活動をよりスムーズに進めることができます。また、社内での情報共有も容易になり、顧客対応が一層向上するでしょう。データ化された名刺に追加情報を記録することは、業務効率の向上に繋がる重要なポイントですので、ぜひ活用してください。
名刺をデータで管理する方法
名刺をデータ化する方法は、大きく分けて4つあります。それぞれの特徴にあわせて自社にあった方法でデータ化するようにしましょう。
スキャナーや複合機で読み込む
一つ目は、スキャナーや複合機を利用して名刺をデータ化する方法です。
専用スキャナーやオプション機能のある複合機を選ぶと、名刺の読み込み精度が高く、連続してスキャンが可能です。また一度に多くの名刺をまとめて読み込むことができるのもメリットです。
しかし、場所を取るデメリットもあり、出張先や出先では利用できません。最近では、モバイルタイプのスキャナーもあるので、そちらもあわせて検討するのが良いでしょう。
名刺管理ソフトを利用する
次に、名刺管理ソフトを利用する方法です。
多くのソフトでOCR（光学式文字認識）機能が搭載されており、撮影・スキャンした名刺の情報を自動的にテキストデータに変換できます。
また、住所や電話番号、名前などの項目ごとにデータを整理し、検索機能を活用することもできます。またソフトによっては、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）が備わっており、ただデータ化するだけではなく、その後の営業活動や顧客対応の質や効率が向上することが可能です。
その分、機能過多になり、コストが余計にかかる可能性が高いため、自社の管理の目的にあわせて適切なソフトを選ぶようにしましょう。
エクセル（Excel）やGoogleスプレッドシートを利用する
エクセル（Excel）やGoogleスプレッドシートでも、名刺を管理することができます。すでに企業として利用していることが多く、追加で導入費用がかからない点が最大のメリットです。
ただし、手作業での入力が主になるため、更新作業は手間がかかり、かつヒューマンエラーも生じやすいでしょう。
エクセル（Excel）での名刺管理の方法については、以下記事で紹介していますのであわせてご確認ください。
GoogleドライブのOCR機能やGoogle Keepを利用する
最後に、GoogleドライブやGoogleキープのOCR機能を活用する方法です。スマートフォンで名刺を撮影し、画像をGoogleドライブにアップロードするだけで、OCR機能が自動的に文字認識を行い、デジタルテキスト形式に変換します。
Googleドライブ（Googleキープ）のOCR機能を利用する方法は以下の通りです。
- スマートフォンやパソコンで、Googleドライブ（Google キープ）にアクセス
- 新規フォルダを作成し、撮影した名刺画像をアップロード
- 画像ファイルを右クリックし、「Googleドキュメント形式で開く」（その他から「画像のテキストを抽出」）を選択
- 自動的に文字認識が行われ、テキストファイルが作成される
注意点として、OCRの認識精度は完璧ではないため、自動変換されたデータを確認し、必要に応じて手動で修正することが求められます。
管理の仕方を決めるポイント
前述したようにデータ化する方法は複数あります。以下をポイントに自社にあった管理方法を選択するようにしましょう。
データ化する名刺の量によって選択
データ化する名刺の量が多い場合、スキャナーで一括スキャンが可能なサービスがおすすめです。
一方、量が少ない場合は、スマートフォンで撮影してデータ化できるアプリや、入力の手間はかかるものの低コストで管理できるGoogleの各サービスが便利です。
データ化した名刺の活用方法を踏まえて選択
データ化した名刺の活用方法も選択のポイントです。例えば、顧客情報をデータベースに登録して業務に活用したい場合、連携機能があるサービスが適しています。
また、営業活動で名刺データが共有されることが重要な場合、社内での共有機能が充実しているサービスが望ましいです。
- 名刺の読み込み以外にどのような機能があるか
- 連携機能の有無
- スマートフォンに対応しているか
等を確認し、データ化した名刺の活用方法に応じて、最適なサービスやアプリを選択することが重要です。
操作感を確認して選択
操作感も名刺管理サービスやアプリ選びのポイントです。サービスやアプリによっては、使い方が複雑で業務に支障をきたすこともあります。操作感が良いと、名刺データの入力や検索、更新などがスムーズに行えます。
操作感を確認する際は、自分自身だけでなく、他の社員も試してみることで、より適切な選択が可能です。サービスによっては、無料プランやトライアル期間を設けているサービスもあるため、それらを活用し、使いやすいサービスを選ぶようにしましょう。
名刺をデータ化する際の注意点
次にデータ化する際の注意点です。以下のポイントに注意して、適切に名刺データを管理するようにしましょう。
紙の名刺の管理に注意する
名刺データ化によって、情報の共有や検索が容易になりますが、紙の名刺も適切に管理することが重要です。
紙の名刺管理には、名刺入れやファイルを利用して整理し、紛失や汚れを防ぐことが大切です。また、データ化した後も、原本の名刺を一定期間保管しておくことで、万が一のトラブルに備えられます。
保管期間が過ぎたら、シュレッダーで確実に処理を行うようにしましょう。
裏面の情報もデータ化
名刺の裏面には、表面にはない重要な情報が書かれていることがあります。たとえば、支店や役職の補足、社員の業務内容、ビジネスチャンスにつながるメモなど、気になる点を記載するケースです。
表面のデータだけではなく、裏面のデータ化をし、情報の抜け漏れがないようにしましょう。
セキュリティに注意する
名刺データ化を行う際、セキュリティに十分注意することが重要です。
名刺には顧客や取引先の連絡先や役職など、さまざまな情報が記載されているため、データ漏洩につながる可能性があります。データは適切なセキュリティ対策が施されたシステムやサービスで管理し、アクセス権やパスワードを適切に設定しましょう。
また、社内文書と同様に、名刺データも定期的なバックアップを行うことが望ましいです。データの紛失や破損を防ぐため、バックアップの仕組みを整備し、安全な運用を行いましょう。
名刺管理ソフトを利用するならHirameki 7
Hirameki 7は、月額税別800円（チーム利用の場合は3,200円）～の低価格で、名刺を管理できるサービスです。OCR機能も備わっているため、スマートフォンがあれば簡単に名刺情報を読み取ることが可能です。
また、名刺管理機能だけではなく、商談化した際の進捗管理に便利な「案件管理」機能や、リード育成に活用できる「メール配信」機能など、さまざまな機能が備わっているため、ただ管理するだけではなく、営業活動や顧客対応までワンツールで行うことができます。
14日間、無料でお試しすることができるため、以下からサービス詳細をご確認の上、ぜひご活用ください。
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