案件管理とは、営業活動や業務を円滑に進めるために、案件や商談の情報を整理・共有し、進捗状況や担当者の対応状況を可視化することです。
本記事では、以下内容をご紹介します。
・案件管理の目的や必要性
・主な項目
・案件管理を行えるツールの種類
・ツールを導入する際に検討すべきポイント
案件管理について詳しく知りたい方はぜひご確認ください。
目次
案件管理とは？
案件管理とは、営業担当者が取り扱う案件の進捗、顧客情報、営業活動履歴、売上見込みなど、関連する情報を一元的に管理する業務のことです。
これにより、営業チームが案件の状況や進捗状況をリアルタイムで把握し、効率的な営業活動を行えるようになります。案件管理の実施には、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理システム）などのツールが活用されることが一般的です。
SFAやCRMについては、以下記事で解説しています。あわせてご確認ください。
案件管理の目的や必要性
案件管理は、営業活動の進捗や顧客情報など案件に関わる情報を可視化するために必要な業務です。
案件に関する情報が散在する状態では、案件の進捗やアプローチに必要な情報を把握できません。進捗に応じて適切なタイミングでアプローチしたり、顧客情報からアプローチ方法を検討したりするために、案件の情報を整理することが案件管理の目的です。営業活動に必要な情報をすべて把握できている状態にすることで、より効果的なアプローチが実施できます。
また、別の営業担当者が引き継ぐ際にも、案件の経緯や状況がスムーズに連携できる点や属人的な対応になるのを防ぐことができる点も、案件管理を行う目的です。
案件管理の主な項目
案件管理において、主に以下の項目が管理されます。
- 顧客情報（企業名、担当者名など）
- 案件内容（提案内容、見込み規模など）
- 進捗状況（商談段階、受注確度など）
- 商談履歴（過去の対応内容、行動履歴など）
- 担当者（自社担当者、顧客側担当者など）
- 予定（商談日程、提案期限など）
これらの項目を整理・管理することで、担当者がチェックすべきポイントが一目でわかり、現状や課題に対応しやすくなります。
案件管理と商談管理の違い
案件管理と商談管理の違いは、対象とする範囲や焦点にあります。
案件管理は、営業活動全般に関する情報（顧客情報、提案内容、進捗状況など）を管理するのに対して、商談管理は、商談に関する情報だけに特化しています。具体的には、商談の進捗や成否、期間、担当者など、商談に絞った項目を管理・分析することが目的で、営業活動を総合的に見る案件管理とは区別されます。
案件管理を行うメリット
案件管理には多くのメリットがあります。
案件の状況が見える化される
案件管理を行うことで、まずは案件の進捗状況が一目でわかります。
営業活動を円滑に進めるためには、担当者それぞれの業務の進捗を把握し、適切なフォローが必要です。また、特定の案件に偏りがある場合や、担当者の業務負荷が不均等であることが分かるようになります。
データの分析がしやすくなり、改善に繋げられる
案件管理によって蓄積されたデータを分析することで、業務の改善点や新たな商談のアプローチ方法が見えてきます。
データを使った分析を行うことで、適切な対策を立てやすくなり、会社全体の業績向上が期待できるでしょう。
属人化を防げる
案件管理を行うことで、案件が個人に依存する状態を回避し、組織全体での対応が可能になります。これにより担当者が退職や異動、不在などにより業務が滞ることもなくなります。
また、属人化を防ぐことで、スキルアップや意欲向上が期待でき、組織の業績も向上するでしょう。
案件対応周りの業務が効率化
案件対応を効率化するには、まず担当者間での情報共有が重要です。案件管理を行うことで、進捗状況の把握や営業活動の連携がスムーズになります。また、顧客との商談や受注状況のデータ管理が整理されることで、分析が容易になり、営業戦略の改善に繋がります。
このように業務を進めるにあたり重要な「状況把握」「連携」「分析・改善」が、案件管理を行うことにより効率化されます。
案件管理ができるツール・システムの種類
次に実際に案件管理を行うにあたり利用できる代表的なツールやシステムをご紹介いたします。
Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシート
ExcelやGoogleスプレッドシートは、簡単なデータ入力や分析が可能な表計算ツールです。これらを活用することで、案件の管理や営業活動の状況を一覧できます。
すでにMicrosoft Officeを社で導入している場合や、Googleスプレッドシートを使用する場合は、コストの負担が少なく導入できる点がメリットです。
ただし案件管理に特化したものではないため、活用するためには自社でカスタマイズを行っていく必要があります。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、業務の進捗や担当者別の課題を可視化できるツールです。
プロジェクト・案件管理を行うことを視野に入れて開発しているツールも多く、「進捗状況」「スケジュール管理」などがしやすい機能が搭載されています。ただしあくまでタスク管理を一番の目的につくられたツールにはなるため、Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシート同様、カスタマイズが必要になってきます。
SFA（営業支援システム）
SFA（Sales Force Automation）は営業活動を効率化するシステムです。「案件管理」「商談管理」いずれも1ツールで管理することができます。
ただし前述した2ツールに比べ、利用コストが高くなる可能性が高いため、自社にあった価格帯・機能が揃ったシステムを選ぶことが重要です。
CRM（顧客管理システム）
CRM（Customer Relationship Management）は、顧客データの一元管理と分析により、顧客満足度の向上を図るシステムです。プロセスでみた際に、SFAが「商談から受注」を担うのに対し、CRMは「受注後の顧客とのコミュニケーション」がメインの役割になっています。
SFA同様、利用コストが高くなる傾向にあるため、注意が必要です。
ツールを導入する際に検討するべきポイント
ツール導入時には以下のポイントを考慮することが重要です。
自社にとって必要な機能が揃っているか
ツール選びでは、自社の目的や課題に応じた機能が揃っているか確認が重要です。以下をポイントに確認するようにしましょう。
営業効率化：営業プロセスの自動化や情報共有が可能か
顧客対応の向上：顧客情報を活用したタイムリーな対応が実現できるか
データ分析：売上や顧客データをもとに営業戦略を立てる機能があるか
また高性能なツール・システムを選ぶと、もちろんその分価格が高くなるため、不要な機能が多くある場合は別のツール・システムを検討して、利用コストを下げられないかを確認するのも良いでしょう。
すでに利用しているシステム・ツールとの連携はスムーズに行えるか
すでに利用しているシステムやツールが別にある場合や、案件管理に関連するツールやシステムと、連携がスムーズかどうかも確認するようにしましょう。
連携がスムーズに行えないと、担当者の業務負担が大きくなってしまい、導入までに時間を要してしまいます。またMA（マーケティングオートメーション）をすでに利用している場合は、案件管理ツールからMAへの連携を簡単に行えるかもポイントです。
誰でも使いやすいか
システムやツールの使いやすさは、全メンバーが効果的に活用できるかどうかを決定する重要な要素です。
- インターフェースが直感的で分かりやすいこと
- チュートリアルやヘルプが充実していること
- カスタマイズが容易であること
- モバイルデバイスでも快適に利用できること
これらの要素を評価し、誰でも使いやすいシステムかどうか判断しましょう。
サポート体制は十分か
サポート体制は、システムやツールを使用する上で問題が発生した際に、迅速かつ適切に対応してもらえるかどうかを決定する要素です。十分なサポート体制が整っているかを確認する際には、以下の点をチェックすると良いでしょう。
- 専任のサポートチームが存在すること
- 問い合わせ方法が複数用意されていること
- 対応時間が適切であること
- 早期解決のためのFAQやWeb記事が整備されていること
低価格でツールを導入するならHirameki 7
Hirameki 7は、まずは低価格で案件管理ツールを導入されたい方におすすめのプラットフォームです。
案件管理から受注後の対応まで1ツールで管理
Hirameki 7は、案件化した際のタスクや進捗の管理を行える「案件管理」機能、顧客の対応履歴を残せる「名刺管理」機能があり、1ツールで管理することができます。
また、社内稟議に便利な「ワークフロー」機能や、営業資料の管理に便利な「ファイル管理」機能など、営業活動の業務効率化に繋がる便利な機能を多数そろえています。
14日間の無料トライアル・3,200円（税別）から導入できる
Hirameki 7は14日間のトライアル期間を設けているため、操作感や仕様が希望に沿っているかをお試しすることができます。また5人の利用で月額3,200円（税別）から導入することができ、なるべく低価格で始めたい方には、おすすめのプラットフォームです。
Hirameki 7の「案件管理」機能の詳細は、以下からご確認ください。
著者プロフィール
