オンラインストレージとは、インターネット経由でデータを保存・管理できるサービスです。
この記事では、オンラインストレージのメリットとデメリットを見ていき、また導入時に比較するべきポイントも解説します。
これからオンラインストレージの導入を検討されている方はぜひご確認ください。
目次
オンラインストレージとは
オンラインストレージは、インターネット上でデータやファイルの保管・共有ができるサービスです。クラウドストレージやファイルストレージと呼ばれることもあります。
会員登録するだけで無料で利用できるサービスも存在し、個人・法人問わず利用されています。特に法人向けオンラインストレージサービスでは、強固なセキュリティ対策が施された製品が多く、災害時のバックアップとして活用されることもあります。
オンラインとクラウドの違い
オンラインストレージは基本的にデータの保管・共有等のストレージ機能に特化しており、クラウドとはオンラインストレージを含むさまざまなサービスの総称です。オンラインストレージはクラウドの一種（一部）と考えることができます。
クラウド形態で提供される多くのサービスの中にオンラインストレージがあり、クラウドストレージと呼ばれることもあります。
オンラインストレージを使用するメリット
オンラインストレージのメリットは、データの容易な共有やアクセス、場所を問わず利用可能であること、またバックアップが簡単に行えることが挙げられます。
場所を選ばずアクセスできる
オンラインストレージの利用は、インターネットが使える場所であれば、自宅や職場、外出先など、場所を問わずにアクセスが可能です。これにより、資料やプレゼンの閲覧・編集作業が迅速に行え、業務の効率化に貢献します。
また、ファイルの共有も容易で、複数の人とデータを共有して共同作業ができます。これにより、情報のアップデートやロード時間が短縮され、業務効率が向上します。
オンラインストレージを活用することで、いつでもどこでも必要なデータへのアクセスが可能となり、柔軟な働き方を実現できます。
一元管理による工数削減
オンラインストレージを利用することで、各個人や業務ごとに分散していたデータを一か所で管理できるため、情報の取り扱いが効率化されます。
また、情報の整理や検索が容易になり、業務に必要なデータを素早く探し出すことができます。これにより、従来のような情報検索にかかる手間や時間を大幅に削減でき、効率的な業務遂行が可能です。
サーバーの管理が不要
従来のデータ管理方法では、自社のネットワークにサーバーを設置し、サーバーのストレージ内にファイルを保存するのが一般的でした。しかし、オンラインストレージを利用することで、サーバーの運用や管理業務はオンラインストレージの提供会社に任せることができ、手間を省くことができます。
オンラインストレージの導入により、煩わしいサーバー管理から解放され、より効率的なビジネス環境を実現できます。
使用容量に合わせて柔軟なプランを選択できる
オンラインストレージサービスでは、使用容量に合わせて柔軟なプランが選択でき、データ保存が簡単に行えます。プランは無料から有料までさまざまで、必要な容量や利用目的に応じて選ぶことができます。
料金プランも月単位で変更可能なサービスが多く、データ容量が増えたり減ったりした場合でもすぐに切り替えることが可能です。また、価格も容量に応じて変わるため、無駄なコストを抑えることができます。このような柔軟性が、オンラインストレージの大きな魅力といえるでしょう。
リスクを分散できる
オンラインストレージの導入により、企業がリスクを分散できるメリットがあります。データやファイルをオンライン上に保存し、共有することで、自社のサーバーやシステムでトラブルやネットワークダウンがあった際、さらには火災や水害などの災害からデータを守ることができます。
オンラインストレージを使用するデメリット
逆にデメリットは以下の点が挙げられます。
セキュリティに注意が必要
オンラインストレージを利用する際には、セキュリティ対策が重要です。インターネット経由でデータを保存・共有することで、ハッキングなどのリスクが発生する可能性があります。個人情報や機密データを含むファイルの取り扱いには特に注意が必要で、セキュリティ機能を確認し、安全かつ安心なオンラインストレージサービスを選ぶことが大切です。
また、企業内でのセキュリティルールを策定し、従業員にはじめから十分な対策を講じるよう指導することも、オンラインストレージ利用の際の重要なポイントとなります。
障害があった際に操作ができなくなる
オンラインストレージサービスは、インターネットに接続されたデバイスからデータの保存や共有が可能で、機能面では非常に便利です。しかし、同時にシステムに障害が発生した場合、操作ができなくなるリスクも存在します。このような問題が起こると、個人情報や機密データなどの保管やアクセスが一時的に困難になります。
このリスクに対処するためには、サービス提供企業のセキュリティ対策や障害対応の体制を確認し、信頼性のある製品を選ぶことが重要です。また、自社でのデータ管理ルールやセキュリティ対策の策定も大切です。
パスワードの管理に手間がかかる
オンラインストレージサービスの利用には、パスワードを使用したログインが必要です。仮にパスワードが社外に漏れた場合、誰でも簡単にアクセスができるようになってしまいます。
そのため社全体、および個人でしっかりとパスワードを管理することが重要です。
オンラインストレージサービスの選び方
次にオンラインストレージを導入する際に、検討すべきポイントを5点ご紹介します。
セキュリティ対策は十分かを確認する
オンラインストレージを選ぶときは、セキュリティの高さを特に重視して選ぶことをおすすめします。ネットワーク経由でどこからでも接続できるオンラインストレージは、セキュリティ対策が不十分だと、不正アクセスなどの危険性があるからです。余計なリスクを抱えないようにするためにも、セキュリティ面でしっかりと対策されているかどうかを必ず確認するようにしましょう。
具体的には、以下の点に注意してオンラインストレージを選びましょう。
- データ暗号化の有無
- 二要素認証の対応
- セキュリティ対策に関するサポート体制
これらの要素を確認し、安全性が高いオンラインストレージを選べば、安心してデータを保存・共有できます。
使いやすさを確認する
オンラインストレージを選ぶ際には、使いやすさも重要なポイントです。直感的に操作ができないサービスの場合、せっかく導入しても効率化に繋がらない可能性が高いです。
実際に使用する社員も交えて、以下をポイントにサービスを検討するようにしましょう。
- インターフェースがシンプルでわかりやすいか
- 共有やデータ移動がスムーズに行えるか
- ITリテラシーが低いユーザーでも操作が容易か
これらのポイントに注意して、誰にでも使いやすいオンラインストレージを選ぶことで、データ管理や共有がスムーズになります。
料金プラン・データ容量を確認する
オンラインストレージの選び方の重要な要素として、料金プランとデータ容量を確認することが挙げられます。無料プランから有料プランまでさまざまなオプションが用意されているため、自分や組織のニーズに合ったプランを選びましょう。データ容量に関しては、現在の利用状況や今後のデータ増加の見込みを考慮して選ぶことが大切です。
また、料金プランによっては、アクセス制限やバックアップ機能などの追加オプションが提供されることもあります。必要な機能とコストを比較検討し、最適なオンラインストレージを選びましょう。
サポート体制が十分かどうか
- サポートが電話やメールなど、どのような方法で提供されているか
- サポート対応時間、対応が平日のみか、土日祝も対応しているか
- サポートが無料か有料か、料金はいくらか
- サポートの内容が、初心者にも理解しやすいかどうか
以上の項目を確認し、自分たちが求めるサポート体制が整っているかどうかを判断してください。
使用目的に合った機能が搭載されているか
最後のポイントは、使用目的に合った機能が搭載されているかどうかです。例えば、個人での利用と企業での利用では、求められる機能が異なります。個人であれば、容量や共有機能が重要ですが、企業であれば、セキュリティ対策や管理機能、業務効率を向上させる機能が必要です。
また、スマートフォンやパソコンとの連携がスムーズかどうかもチェックしましょう。データのアクセスや編集が容易にできる環境が整っていることが、クラウドストレージ活用のメリットであるためです。
これらのポイントを確認し、自分たちのニーズに合ったクラウドストレージを選びましょう。
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