営業リストとは、営業活動やテレアポを行う際に活用する見込み顧客の情報をリスト化したものです。
アウトバウンドセールスを行うにあたり、営業リストはただ作成するだけではなく、より効率的に行動を起こせるよう、使いやすい営業リストを作成することが重要です。
本記事ではエクセルを用いて営業リストを作成する方法をご紹介します。
これから営業リストの作成を行う方はぜひご確認ください。
目次
Excelでの作成に入る前の事前準備
Excelで営業リストを作成する際、事前準備が重要です。適切な準備を行わずにリスト作成に入ると、必要な情報が欠けていたり、操作性が悪かったりなど使いづらいものになってしまう可能性があります。営業リスト自体を初めて作成する方は特に以下の事前準備を行うようにしましょう。
営業戦略の立案、ターゲット層の整理
営業リスト作成においては、ターゲット企業や個人を明確にすることが重要です。自社のサービス・商材のターゲットとなる企業や個人の情報を整理するようにしましょう。
項目としては、
【企業属性】
- 業界
- 従業員数
- 売上高
【消費者の属性】
- 年齢
- 性別
- 家族構成
- 収入水準
などが挙げられます。
これらの情報を元に、営業戦略を立案し、ターゲット層を明確にします。明確なターゲット層を抽出することで、営業効率が向上し、売上にも繋がります。この段階でターゲット企業や個人の抽出が可能であれば、リスト作成の手間が減り、営業活動に集中できます。
管理する項目の選定
次に営業リスト作成時に管理する項目を選定しましょう。企業の基本情報や、連絡先の情報、営業進捗などが項目として挙げられます。
また、SNSアカウントや企業のホームページURLなどの情報もリストに追加しておくと、営業活動において役立つことがあります。さらに営業時に必要な情報だけではなく、成果を分析（どのターゲット層が反応率が高いのかなど）するにあたり必要な項目もピックアップしておくとよりリストを効果的に活用できます。
Excelで営業リストを作成する手順
次に事前準備した情報を基に、実際にExcelで営業リストを作成する手順を3ステップでご紹介します。
項目名を入力
また、情報の確認がしやすいように、類似した項目はなるべく隣接するように順番を整理することもポイントです。
ドロップダウンリストなど入力規則を設定する
次に、データの入力ミスを防止するために、入力規則の設定を行いましょう。
ドロップダウンリストを活用することで、選択肢から選ぶだけで簡単に入力できたり、表記揺れを防いだりすることができます。また、入力規則の設定により、許可されない入力を制限することも可能です。これが、データの整合性を保ち、営業リストの品質を高める重要なポイントです。
入力規則は「データ」＞「データツール」から設定を行うことができます。詳細は「セルにデータの入力規則を適用する」をご確認ください。
また入力規則で設定できる内容は、前述した「ドロップダウンリスト」だけではなく、値の桁数を制限する「整数」「小数点数」や、日付の入力のみを受け付ける「日付」などさまざまな種類があります。入力項目に合わせて適切な入力規則を設定するようにしましょう。
テーブル機能でリスト化
最後に、テーブル機能を活用し、情報を簡単に確認できるようにしましょう。
手順としては、データを入力したセルを選択し、「ホーム」＞「テーブルとして書式設定」をクリックすることで、リスト化ができます。これにより、データの管理が効率的に行えるようになります。
また、テーブル機能を利用することで、データのソートやフィルタリングが可能になります。これにより、特定の条件に合致する顧客や商品を素早く抽出することができます。
さらに、テーブルにはデザインタブがあり、書式の変更が容易です。好みの配色やスタイルを選択するだけで、全体の見た目が一括で変更できます。これにより、見やすさや印象を向上させることができます。
営業リストで活用できるExcelの便利機能
次に、営業リストの作成に役に立つExcelの便利機能を紹介します。
ウィンドウ枠の固定機能
ウィンドウ枠の固定機能は、営業リストを作成・編集する際に大変便利です。この機能を利用することで、スクロールしても特定の行や列を固定表示できます。
項目数や案件数が多いと全項目・案件が一目で見れないため、都度スクロールして確認する必要があります。その際にウィンドウ枠の固定機能を活用することで、項目や企業名は常に見える状態で、他項目を確認することができ、便利です。
具体的な手順は、固定したい位置でセルを選択し、表示タブから「ウィンドウ枠の固定」をクリックします。これで、選択したセルの左上にある十字の部分が固定されます。
フィルター機能
フィルター機能は、Excelでデータを効率的に抽出・検索するための非常に便利な機能です。これにより、特定の条件に基づいてリストのデータを絞り込むことが可能となります。例えば、営業リストから特定の顧客や商品を簡単に検索したい場合、フィルター機能を活用することで手間を省くことができます。
前述した「テーブル機能」を設定することで、各列の右上にフィルターボタンが表示されます。このボタンをクリックすると、さまざまな条件や項目を指定してデータを抽出することができます。
絞り込みは、直接見たい項目を選択したり、テキストフィルターを使用したり、さまざまな条件で設定が可能です。
条件付き書式機能
条件付き書式機能は、データに応じてセルの書式を自動的に変更する機能です。これにより、データの特徴や傾向を視覚的に捉えやすくなり、分析業務の効率が向上します。
例えば、売上データなどで最も高い数値や低い数値に色を付けたり、数値の大小によってセルの色をグラデーションさせることができます。
条件付き書式機能は、データを選択し「ホーム」タブ＞「条件付き書式」をクリックし、適切なルールを選択することで簡単に設定することができます。ルールには、色をつける範囲や、色の変化の仕方など、さまざまな種類があります。
この機能を活用することで、大量のデータであっても重要なポイントをすぐに把握することができ、より効果的な分析が可能となります。
スライサー機能
スライサー機能は、データを分析する際に役立つ機能です。テーブル内のデータに対して、複数の条件を同時に適用してフィルタリングを行うことができます。これにより、さまざまな観点でデータを抽出・分析することが可能となり、業務効率が向上します。
スライサー機能の使用方法は以下の通りです。
- テーブル内のデータを選択し、「挿入」タブ＞「スライサー」をクリック
- スライサーを使用する項目を選択し、「OK」ボタンを押すことでスライサーウィンドウが表示
- このウィンドウにあるボタンをクリックすることで、簡単にデータを絞り込んだり、複数の条件を組み合わせたりすることが可能
スライサー機能は、データ分析において柔軟な操作が可能であり、多様な分析ニーズに対応できる強力なツールです。
Excelで営業リストを管理する際のポイント
最後にExcelで営業リストを管理するにあたり、重要なポイントをいくつかご紹介します。
運用・入力ルールを定める
営業リストを作成する場合は、運用ルールを定めておくことが重要です。営業リストを作成する際、複数人で作業していると重複が発生してしまう恐れがあります。また、入力後にファイルを置き換えてしまったり、最新のデータがどれかわからなくなったりすることもあります。
運用ルールを定めることで、こうしたトラブルを防ぐことができます。入力した後の手順や最新データの名前の付け方、バックアップの取り方など、運用ルールを決めておきましょう。
入力方法を統一する
営業リストを効率良く管理するためには、入力方法の統一が不可欠です。まず、すべての営業担当者が同じ項目や書式でデータを入力するように指示しましょう。また、特定の項目に対しては選択肢を用意し、選択式での入力を促すことが望ましいです。これにより、データの形式が統一され、分析や検索が容易になります。
最後に、定期的にデータのチェックを行い、入力ミスや書式の統一がされていない箇所を修正しましょう。これらの対策により、営業リストの管理がスムーズに行えるようになります。
リストの整理を定期的に行い最新の状態を保つ
顧客リストの情報は、常に最新の状態を保つことが重要です。オフィスの移転や担当者の変更が生じた場合、速やかにリストを更新しましょう。
情報が古いままだと、メールや電話がつながらずアポイントが取れないといった営業活動への支障が生じます。定期的なリスト確認や修正を行うことで、顧客とのコミュニケーションが円滑になり、売上向上に繋がります。
リスト整理を行う際は以下をポイントに実施するのがおすすめです。
- 重複している顧客情報の削除
- 項目ごとの並べ替えやフィルターを活用
- 情報更新の履歴を記録
これらの手順を踏むことで、最新の顧客データを効率的に管理・活用できます。
セキュリティを強化する
企業が顧客リストをExcelファイルで管理する場合、セキュリティが不十分であるリスクがあります。不正アクセスやデータ漏洩が発生すると、企業の信頼や業績に影響を及ぼすだけでなく、法律違反や罰則を受ける危険もあります。
そこで、以下のセキュリティ対策を考慮し、顧客リストの保護を厳格にすることが重要です。
- ファイルへのパスワードをかけてアクセス制御
- データ暗号化の活用
- 外部からのアクセスを限定
これらの対策を実施し、顧客データを安全に管理するため、今後はさらに強化したセキュリティ機能を持つ顧客管理ツール（CRM）への移行も検討しましょう。
営業リストをツールで管理するならHirameki 7
エクセルはシステム自体をすでに別で利用していれば、追加で費用をかけずに利用できるのが大きなメリットです。しかし、リストの型自体を作る必要があり、時間と労力がかかります。
もし、効率化を重視してリストの管理を行いたい場合は、ツールの導入がおすすめです。
Hirameki 7は、以下の強みがございますので、ニーズがマッチしている方はぜひご利用ください。
- 初期費用は無料で、費用が発生するのは月額固定費のみ
- 「営業リスト検索」機能があり、リストの管理だけではなく、営業先の抽出も可能（ターゲットが企業の場合）
- 「メール配信」機能や、資料請求の送付に使用できる「フォーム」「ファイル管理」機能など、営業後のアクションに便利な機能が多数
- 「名刺管理」機能で、紙の名刺情報を一元管理することも可能
ツールの詳細については、以下をご確認ください。
著者プロフィール
