ファイル共有の有効な方法とは？導入するメリットを解説

ファイル共有を導入するメリット

ファイル共有を導入するメリットは、導入することで作業効率が向上し、大きな生産性を生み出すことです。さらに、ファイルを共有することで「いつでも・どこでも・誰とでも」働けるリモートワーク環境を構築することが可能になり、業務の効率化とともに労働時間の削減にもつながるでしょう。

つまり、インターネット経由で活用できるファイル共有は、業務を円滑かつ効率的に行えるだけでなく、社員のワークライフバランス最適化にもつながる施策といえるのです。

ファイル共有の4つの方法

ファイル共有の方法はさまざまありますが、社外の方とファイル共有する場合は、インターネットでやりとりをする必要があります。

社外の人とのファイル共有方法は、以下の4つが主流です。

メール添付

メール添付とは、メールを送る際にファイルを添付する方法です。メール添付では、「パスワード付きzipファイル」とその「パスワード」を2通のメールに分けて送受信する方法が一般的に用いられています。

しかし、「パスワード付きzipファイル」と「パスワード」を相手にメールで送信する際に、同じネットワークを使っていれば、どちらもハッキング被害に遭う可能性があり、セキュリティ対策は十分とはいえません。そのため、2020年には国が中央省庁内でパスワード付きzipファイルのやりとりを廃止する方針を表明し、企業もその動きに続くケースが増えています。

メール添付ファイルについては、こちらもご参照ください。

メール添付ファイルは安全？セキュリティ強化のための送信方法を解説

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールとは、SlackやChatworkに代表される、インターネットを利用したリアルタイムコミュニケーションツールです。PPAP廃止の流れを受けて、ビジネスチャットツールを導入する企業が増えました。

アップロードするだけでファイルが共有できるだけでなく、グループチャットによるコミュニケーション、モチベーション、生産性の向上も期待できます。また、メッセージをより確実に届けられるため、メール送信でセキュリティリスクになりがちな「誤送信」を防ぐこともできます。さらにタスク管理機能がついているツールもあるため、プロジェクト管理の効率化と時間的なコストの削減にも寄与し、メールにはないさまざまな活用法が可能です。

ファイル転送サービス

ファイル転送サービスとは、サーバー上でファイル共有やメール添付ができない場合などに用いられる方法で、クラウド上の共有ストレージにファイルを保存し、ファイルを送信するサービスです。
ファイル転送サービスは、メールには添付できない大容量のデータをそのまま転送できるだけでなく、CADやデザインデータ、動画の受け渡しなどで、郵送や宅配便よりもコストや手間を抑えられるといったメリットがあります。法人向けのファイル転送サービスでは、特定多数の相手から大容量ファイルを収集し、高いセキュリティのもとでデータをやりとりできるサービスもあります。

オンラインストレージ

オンラインストレージは、インターネット上でファイル共有ができるサービスです。ブラウザからファイルの管理が可能で、特別なシステムやソフトウェアを導入する必要はなく、自社でサーバーの設置や保守を行う手間もかかりません。普段使っているブラウザ上で効率的にファイルを共有・管理できるため、共有ファイルを複数のメンバーで同時に編集できる上に、テレワークなどで就業する社内外の複数のメンバーでも、業務をスムーズに進められることが大きなメリットとなっています。

また、ファイルの検索性に優れていることもオンラインストレージの特徴のひとつです。一般的に、オンラインストレージにはファイルの検索機能が備わっており、ファイル名やファイルの形式、アップロードされた日時などで目当てのファイルをすぐに見つけることが可能です。

オンラインストレージで管理する際に、効率的なファイル管理の方法は以下記事でご紹介しています。合わせてご確認ください。

効率的なファイル管理の方法は？管理ルールやツールの選び方を解説

「Hirameki 7」のファイル管理機能でできること

オンラインストレージはファイル管理ストレージとも呼ばれ、特定の社員だけが閲覧できる、チームや業務プロジェクト専用のフォルダとして利用できるなどの機能があります。

さまざま機能を持つDXツール「Hirameki 7」の「ファイル管理機能」を例に挙げて、オンラインストレージではどのようなことができるのかを紹介します。

安全な環境でファイルを一元管理できる

「Hirameki 7」のファイル管理機能では、ユーザーだけがアクセスできる環境で社内のファイルを一元管理することが可能です。また、格納されているファイル・フォルダは、「最近使用したファイル」や「ピン留めファイル」として分かりやすく分類されるため、探したいファイルもすぐに見つかります。 

外部にも簡単にデータ転送を行える

「Hirameki 7」のファイル管理機能では、メンバーを設定して特定の社員だけが閲覧できる場所を作るなど、ファイルへのアクセスを制限できます。そのため個人専用フォルダとして使用したり、チームや業務プロジェクト専用のフォルダとして利用したりすることも可能です。また、ファイル共有機能を使って有効期限付きのダウンロードURLを発行すれば、社外の方でも安全にファイルを利用することできます。

ファイルを他機能からでも呼び出しできる

「Hirameki 7」に保存したファイルは、「フォーム」や「コミュニティ機能」といった「Hirameki 7」のほかのツールから呼び出して使えます。コミュニティ機能のメッセージにアップロードしたファイルもその都度探す必要はなく、自動でファイル管理に保存されます。

ファイル共有ができる「Hirameki 7」については、こちらを参照ください。

Hirameki 7のファイル管理機能

ファイル共有によって業務効率化を叶えよう

ファイル共有にはさまざまな方法があり、それぞれに特徴があります。特に社外の方とファイルを共有する際には、セキュリティについても注意しないとトラブルになりかねません。ファイルの共有方法の違いを理解した上で、シチュエーションに応じて適切なファイル共有の方法を選択することが、業務効率化と生産性を高めます。ファイル共有を上手に活用し、日々増え続ける重要なデータを安全に共有・管理していきましょう。