社内ポータルサイトとは、企業の社員が効率的に業務を行うために活用するサイトのことです。
この記事では、社内ポータルサイトの役割や導入のメリットについて解説します。また、具体的な機能や構築方法もご紹介します。
これから導入を検討されている方も、既に利用している方も、ぜひ参考にしてみてください。
目次
社内ポータルサイトとは？
「社内ポータルサイト」とは、社内のさまざまな情報やアプリケーションを集約し、アクセスできる「入り口」として設けるWebサイトのことを指します。社内ポータルは、スケジュール管理機能やレポートなどの情報共有機能など多様な機能を備えており、社内の情報共有や連携をスムーズにする役割を果たしています。
一般的なポータルサイトとは違い、社内ポータルは社内で運用するサイトであり、その企業の社員しか利用できません。
社内ポータルの主な機能
社内ポータルサイトにはさまざまな機能が備わっており、それらを活用することで業務の効率化や情報共有が可能です。主要となる機能を8つご紹介します。
チャットなどのコミュニケーション機能
社内ポータルには、チャットやフォーラムなどのコミュニケーション機能が含まれます。これにより、社員同士がリアルタイムで意見交換が可能となり、迅速な連携が実現します。
また、メールや電話といった従来のコミュニケーション手段よりも効率的なやりとりが可能で、チーム間のトラブル解決や業務の強化が図れます。
スケジュール管理
スケジュール管理は、チーム全体の予定を一覧で把握し、効率的に仕事を進めるために重要です。ブラウザ上でメンバーの予定や打ち合わせの日程を確認できるので、上司や部門内の同僚とスムーズにコミュニケーションが取れます。
また、部門やチームごとにカレンダーを共有することで、予定が重複しないように調整が可能です。さらに、上司や他部門との連携も円滑に行なえ、不在のメンバーの業務フォローが容易になります。
掲示板機能
掲示板機能は、お知らせやイベント、社内制度の最新情報など、重要な情報を瞬時に全体に共有できます。
検索機能やタグ付けを行えるようにしておくことで、検索性も向上し、常に最新の情報を社員が簡単に確認できるようになります。
社内wikiやFAQ
社内wikiやFAQは、ナレッジを蓄積・共有することができる機能です。
さまざまなジャンルや部門ごとに情報を整理し、社内全体でアクセス可能にすることで、誰でも必要な情報を簡単に検索し、業務に活用することが可能です。情報の例としては、業務マニュアルや社内規定、会議の議事録、新入社員向けの資料などが挙げられます。
この機能を活用することで、情報を得たい社員側の利便性の向上だけではなく、質問を回答する側の対応工数の削減に繋がります。
ファイル管理
ファイル管理は、社内のあらゆるデータを一元管理することができる、ストレージ機能です。ペーパーレス化によるコスト削減、必要なファイルをすぐに確認できるようになります。
一元管理されるため、「最新の営業資料がどれかわからない」「該当のマニュアルがどこにあるか分からない」などの悩みを解決します。
勤怠管理機能
勤怠管理機能は、オンラインで出退勤の状況を簡単に登録できるようになります。これにより、リアルタイムでの勤怠状況の把握が可能となり、会社全体の働き方改革の推進も期待できます。
さらに、残業や有給休暇の申請も社内ポータルサイト上で行えるため、手続きがスムーズに進みます。登録された情報は自動で集計されるので、担当者の負担も大幅に軽減されることでしょう。
タスク管理
タスク管理は、個人やチームごとにタスクを登録し、期日のリマインドや進捗状況を確認できる機能です。
タスク管理の機能を活用することで、個人の業務量や優先順位を把握しやすくなり、仕事の進め方を最適化できます。さらに、プロジェクトの進行状況やチーム内の課題解決も効率的に行えるため、全体の作業フローが改善されます。
ワークフロー機能
ワークフロー機能は、経費精算や出張申請、稟議などの申請業務を、オンラインで申請～承認まで行える機能です。
上司への申請や承認、経理部署への報告などの対応がスリム化され、業務の効率化に繋がります。
社内ポータルを導入するメリット
次に社内ポータルを導入するメリットをご紹介します。
情報を一元管理できる
社内ポータルを導入することで、今まで分散されていたあらゆるデータや情報を一元管理することが可能です。
共有したい資料やスケジュール、プロジェクトの進捗状況など、さまざまな情報がすぐにアクセス可能となり、効率的な業務運用が実現します。また、社員が必要なデータやファイルを簡単に検索できることで、時間の削減とワークフローの向上が見込まれます。
社内間での問い合わせ削減に繋がる
さらに、社内ポータルサイトは、社内での問い合わせ対応の手間を削減する効果もあります。例えば、社内でよく寄せられる質問をQ&A形式でまとめて掲載することで、担当部署への問い合わせが減らせます。
福利厚生などの情報をポータルサイト上に一元化しておくことによって、社員は簡単に該当する情報を確認できるようになり、人事部や総務部への問い合わせが大幅に減少します。このような情報の集約が、効率的な運用と業務のスムーズさに繋がります。
円滑なコミュニケーションが可能
また、社内ポータルサイトを活用することで、円滑なコミュニケーションが可能となります。SNSやチャット機能を導入することで、部署間や役職の壁をこえて社員同士が気軽に連携できる環境が整います。
さらに、掲示板などの機能を利用することで、社内の周知事項や新たなビジネスチャンス、些細な情報も迅速かつ均一に共有することが可能です。これらの機能により、社内コミュニケーションが促進され、業務全体のパフォーマンス向上につながります。
社内ポータルサイトを作成する方法
社内ポータルサイトの作成方法には、自社開発やテンプレートを利用した構築、専門のサービスを利用するなど、さまざまな選択肢があります。それぞれの組織や状況に応じて、最適な手法を選択しましょう。それぞれの手法と特徴をご紹介します。
Webサイト制作ツールで作成
Webサイト制作ツールを利用することで、社内ポータルを手軽に作成できます。これらのツールは、わずかな時間と手間で、企業に適したデザインと機能を持ったポータルサイトを構築できるのが利点です。ツールの中には、ドラッグ＆ドロップ方式で簡単にページをレイアウトできるものもあり、Web制作の知識がなくても問題ありません。
無料で利用できるツールもあるものの、広告が表示される場合や機能制限があるケースもあるため、確認が必要です。またカスタマイズ性は他手法に比べ劣るため、実現したいポータルサイトの内容を具体化した上で、要望にあったツールを選定するようにしましょう。
ポータル専用パッケージサービスで作成
社内ポータルを作成できるパッケージサービスを利用してサイトを構築することができます。Webの知識がなくても直感的な操作でポータルサイトを作成することが可能で、無料ツールよりも搭載されている機能が豊富です。デザイン性にも優れているため、さまざまなカスタマイズができます。
また、分からないことや不明な点があった場合でも、ベンダーサポートを受けられるため安心です。月額もしくは年額の費用がかかりますが、独自に開発するよりも導入が容易で、費用の計画が立てやすいというメリットもあります。
独自に開発する
独自開発は、自社の組織や文化に完全に合わせたポータルサイトを作成できるというメリットがあります。エンジニアリングリソースを持つ企業が選択する方法で、目標や戦略に沿ったフルスクラッチ開発が可能です。カスタマイズ性が非常に高く、構築の際の要件や機能追加、修正も自由です。
ただし、開発には長期間と高額な費用がかかることや、独自開発ならではのインシデントやメンテナンス負担が発生する可能性があるため、リソースの配分を慎重に検討する必要があります。
社内ポータルを作成・運用する際のポイント
次は、社内ポータルを実際に作成する際や、導入後の運用のポイントについてです。
目的を明確にする
社内ポータルサイトの利用目的を明確にすることは、効率的な活用のために重要です。業務フローの効率化やコミュニケーションの円滑化、資料の共有など、さまざまな目的が存在しますが、まずは自社のニーズを把握しましょう。
目的に応じて必要な機能やデザインを検討し、社員がスムーズに利用できる環境を整えることが重要です。
また、定期的に目的の達成状況を評価し、改善点を見つけることで、ポータルサイトの活用効果を最大限に引き出すことができます。
社内のポータルサイトは1つに統合
社内ポータルサイトの利便性を高めるには、情報を集約して一元管理が必要です。特に大手企業では複数のポータルが存在することがありますが、本来の特長である「あらゆる情報に素早くアクセスできる」部分が損なってしまいます。基本的に社内ポータルサイトは1つに統合するようにしましょう。
操作性・検索性を重視する
社内ポータルサイト、導入の効果を最大化させるためには、操作性と検索性を重視する必要があります。
せっかく情報を一元化させても、操作性や検索性が悪いと、必要な情報にたどり着けなくなり、導入した意味をなさなくなってしまいます。「誰でも」「簡単に」使えるポータルサイトになるように、実装方法や運用ルールを設定するようにしましょう。
セキュリティ対策を行う
社内ポータルサイトでは、アクセス制限を活用して、セキュリティ対策が万全の状態で運用されることが重要です。自社の情報漏えいリスクを最小限に抑えるため、閲覧および共有が必要な社員や部署にのみアクセス権限を設定しましょう。また、セキュリティ対策としてサーバーやシステムの安全性を確保するための対策も必要です。
これにより、社内ポータルサイトを確実かつ安全に活用し、業務効率やコミュニケーションの円滑化を図ることができます。
低コストで社内ポータルを導入するならHirameki 7
Hirameki 7は前述した社内ポータルサイトの主要機能をすべては取り揃えていないものの、1ユーザーあたり月額800円（税別）で以下の機能をすべてお使いいただくことが可能です。
※金額は、新プラン（2024年10月9日以降）の料金になっています。
社内掲示板やコミュニケーションに「社内報」
Hirameki 7の「社内報」は
- 社内wikiや社内連絡に便利な「投稿」機能
- 社員間で感謝の気持ちを伝えられる「ほめも」機能
- 1to1やグループでコミュニケーションが取れる「メッセージ」機能
が揃っています。社内のコミュニケーション全般を一元化したい場合に便利な機能です。
社内のファイルデータを一元管理「ファイル管理」
Hirameki 7には「ファイルストレージ」機能が備わっているため、社内の資料や営業資料などを一元管理することができます。またファイルのバージョン管理にも対応しているため、「一目でどの資料が最新のものなのか」を確認することが可能です。
またファイルを管理するだけではなく、外部へ大容量ファイルを送信する際に便利な「かんたんファイル送信」機能や、該当のファイルを共有する際に便利な「リンク共有」など、共有・送信時の業務効率化に繋がる機能もそろっています。
社内申請業務をオンライン化「ワークフロー」
「ワークフロー」機能はその名の通り、経費申請や稟議申請などさまざまな申請業務をオンラインで行うことが可能です。スマートフォンでの申請・承認にも対応しているため、勤務場所に囚われずにスムーズに申請業務を行うことができます。
社員の満足度調査やイベント出席管理に「フォーム」
ノーコードで簡単に作成できる「フォーム」機能は、社内アンケートやイベントの出欠管理などにご活用頂けます。回答結果は自動でグラフ化されるため、簡単に集計することが可能です。
上記の便利な機能を、1ユーザーあたりたったの800円（税別）でお使いいただけます。社内ポータルを検討しているものの、なるべく低コストで始めたい方は、ぜひご検討ください。
アカウント発行自体は無料で、機能をお試しいただけます。お申し込みは以下から。
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