情報の一元化とは？メリットや管理のポイントを解説

情報の一元化とは？

情報の一元化とは、企業内のさまざまなデータを一つのシステムやデータベースに集約し、共有や管理を効率化することです。

業務中に発生する複数のデータや資料を一元管理することで、データを迅速かつ容易に検索・利用できるようになります。具体的には、顧客情報、社内文書、営業資料、人事や経理のデータなど、あらゆる情報が対象となります。

情報の一元化は、社内の連携やコミュニケーションを向上させるだけでなく、情報漏洩のリスクも軽減する効果があります。また、データの整合性を保ち、業務の効率化や生産性の向上にもつながります。

一元管理する情報例

一元管理する情報の例として、以下のようなものがあります。

• 顧客情報：顧客名や住所、購入履歴など
• 社内文書：社内規定、マニュアル、報告書など
• 営業資料：営業報告、見込み客リスト、提案資料など
• 人事情報：社員の履歴書や給与明細、評価データなど
• 経理データ：請求書や領収書、経費精算データなど

これらの情報を一元化することで、データの流通がスムーズになり、業務の効率化が図られます。

情報を一元化・管理することのメリット

情報の一元化には、以下のようなメリットがあります。

生産性や作業効率の向上

情報を一元化することで、検索性が向上し業務の効率化に繋がります。情報が散在している場合、必要な情報を揃えることに時間がかかり作業効率に悪影響を与えます。

情報を社員の「誰でも」「簡単に」アクセスできる環境を整えることで、生産性が向上し、作業効率向上に繋がるでしょう。

また上記を踏まえて、情報を一元管理する際は、検索する際のことを考えて格納することが重要です。

コミュニケーション、ナレッジ共有の活性化

情報の一元管理は社内コミュニケーションの活性化にも繋がります。

部署やチームのみで共有されていたプロジェクトの状況やナレッジなどが、他社員も把握できるようになります。そのため類似プロジェクトがある際に相談をしたり、ナレッジ共有をするなど垣根をこえたコミュニケーションがとりやすくなります。

コンプライアンスのリスクを低減する

情報の管理方法が曖昧になっていると機密情報の漏洩や顧客情報の紛失など、あらゆるリスクが高まります。

情報を一元管理することで情報流出の危険性を最小限に抑え、コンプライアンスのリスク低減に繋がります。

社内の情報を一元化する際のポイント

社内の情報を一元化する際のポイントをご紹介します。目的を整理した上でツール選定に進むようにしましょう。

一元管理の目的を明確にする

情報を一元化する際には、目的を明確にすることが重要です。「どの情報」を「何のため」に一元管理したいのかを整理するようにしましょう。

一元管理する情報の種類によって、最適なツールが変わってきます。例えば、

顧客情報や提案状況などを管理したい：CRM（顧客関係管理）やSFA（営業支援システム）、名刺管理ツールなど
ナレッジやマニュアルを管理したい：社内wikiツールや社内ポータル
経理データなどを管理したい：管理会計システム
など、それぞれの種類に特化したツールやシステムがあります。

事前に目的を決めておくことで、その後の情報取集をスムーズに行えるようにしましょう。

目的や管理する情報にあったツール・システムを選定する

情報管理の目的や管理する情報に合ったツールやシステムを選定することが重要です。適切なツールを選択することで、効率的な業務遂行が可能となります。

以下のポイントに注意して自社に適したツールを選定しましょう。

• ツール利用費は予算と合っているか
• やりたい施策が実現できるか
• 分析機能は充実しているか
• 操作方法は複雑ではないか
• サポート体制は充実しているか

これらのポイントを踏まえて、効果的な情報管理を実現していくことが求められます。

社員の理解を得たうえで導入する

導入するためには、まず社員の理解を得ることが重要です。

ツール・システムを導入後にメインで操作するのは社員になるため、目的の説明を行ったり社員のニーズをくみ取ったツール・システムを選定するなど、理解を得たうえで進めるようにしましょう。

セキュリティ対策をしっかり行う

セキュリティ対策も大切です。せっかく一元化して便利になっても情報漏洩に繋がるようであれば元も子もありません。

アクセス権限の設定や履歴追跡など、セキュリティ面で必要な機能が揃っているツールを導入するようにしましょう。

ファイル、顧客情報、社内申請などの一元管理ならHirameki 7

Hirameki 7はさまざまなデータの一元管理に対応しているので、ワンツールで一元化することが可能です。

アカウント申し込みを行うことで、以下機能をすべて無料でお試しすることが可能です。

営業資料やマニュアルの一元管理なら「ファイル管理」機能

Hirameki 7のファイル管理機能は、あらゆるファイルをフォルダごとに整理して格納が可能です。

バージョン管理機能があるため最新のファイルなのかを一目で確認できたり、フォルダごとにアクセス権の設定ができるため一定の役職を持ったメンバーのみに閲覧させたいときなどに簡単に設定することができます。

顧客・名刺情報の一元管理なら「名刺管理」機能

Hirameki 7の名刺管理機能は、スマホアプリでの名刺撮影やメール署名をコピーして貼り付けるだけで、簡単に名刺情報を取り込むことが可能です。

また「受電」「商談」などのアクション履歴を顧客ごとに残すことができるため、担当者以外が確認した際も詳細を把握することができます。

社内申請の一元管理なら「ワークフロー」機能

Hirameki 7のワークフロー機能は、「有給申請」や「交通費精算」などさまざまな社内申請業務をオンライン上で行える機能です。

スマホにも対応していてどこでも申請・承認作業が行えるため、一元管理ができるだけではなく、申請作業自体の効率化にも繋がります。

まとめ：情報を一元管理して業務効率を最大化しよう

情報を一元管理することで業務効率を最大化できます。

社員の理解を得て導入し、セキュリティ対策を万全にすることが大切です。また、情報一元化の具体的な方法としてメルマガ配信ツールを活用しましょう。ぜひ今後の業務改善の参考にしてください。