エクセル案件管理の方法！効率化のポイントもご紹介

案件管理とは

案件管理とは、企業が抱えるさまざまな案件の情報や進捗を一元的に管理することです。具体的には、案件の内容や担当者、期限、経過状況などのデータを整理しておくことで、業務の効率化や問題解決の迅速化を図る目的があります。

この取り組みは、社内DX（デジタルトランスフォーメーション）の一環として位置づけられることが多く、デジタル技術を活用して社内業務における生産性向上やコスト削減を目指す企業も多いです。特に案件管理は、営業や顧客対応などの業務において重要性が高い分野であり、効果的な管理が求められます。

社内DXについては以下記事で詳細をご紹介しています。ご確認ください。

社内DXとは？具体例や推進方法を解説

案件管理の目的

案件管理の目的は、企業全体の業務効率や情報共有の向上を図ることです。具体的には以下のようなポイントが挙げられます。

• 案件の進捗状況や成果をリアルタイムで把握
• 担当者間の情報共有を円滑化
• 問題発生時の迅速な対応
• 売上や顧客満足度の分析を容易に

適切な案件管理を行うことで、業務効率や顧客対応の質を向上させ、企業全体の競争力の向上が期待できます。

エクセルで案件管理を行う方法

多くの企業がExcelを活用して案件管理を行っています。Excelを利用することで、手軽にデータの入力や編集、分析が可能です。また、テンプレートも豊富に存在するため、初めての方でも簡単に始めることができます。実際に案件管理をおこなう際の始め方を3ステップでご紹介します。

管理する項目を決定する

まずは管理したい項目を洗い出しましょう。基本的な項目としては

• 案件名
• 担当者
• 進捗状況
• 期限
• 顧客名
• 売上

などが挙げられます。業務に応じて追加したい項目がある場合は、それらもリストアップしておくことで、後に効率的な管理が可能になります。

フォーマットを作成する

次は決定した項目を基にExcelでフォーマットを作成しましょう。複数人で入力した際に、表記ゆれが起きないように「データの入力規則」の設定を行うなど工夫が大切です。

またExcelではさまざまなテンプレートが用意されています。テンプレートを基に作成することで、準備の効率化が図れるため、参考になりそうなテンプレートがないか確認の上、着手しましょう。

記載方法や更新頻度などのルールを設定する

Excelファイルの運用において、記載方法や更新頻度などのルールを設定することも重要です。例えば、データ入力時には、

• セルの書式設定
• 数式の利用方法
• 使用する単位や記号

などを統一し、全体の見た目や操作性を向上させましょう。

また、定期的なデータ更新が必要な場合は、更新頻度を設定し、それに従って作業を進めるようにします。こうしたルールを設定することで、チームメンバー同士の認識が揃い、データ管理が円滑に進められます。

管理を効率化させる3つのポイント

次により効率的に案件管理をするためのポイントをご紹介します。

入力規則を適応させて、入力をしやすくする

Excelの入力規則機能を利用することで、誤ったデータの入力を防ぎ、正確なデータ管理が可能になります。例えば、日付や数字の範囲に制限を設けたり、ドロップダウンリストで選択肢から入力する形式にしたりなどが可能です。これにより、データ入力の手間が軽減され、業務効率が向上します。

ルール設定を徹底して、属人的な入力になるのを防ぐ

属人的な入力を防ぐためにはルール設定を徹底することが重要です。まず、データの入力方法や項目を明確にし、全員が同じ基準で情報を扱える環境を作りましょう。具体的なルール設定の方法としては、以下のようなポイントが挙げられます。

• 入力フォーマットを統一する
• 項目名や単位、表記を明確にする
• データのチェックや確認プロセスを設ける
• 業務の担当者間でルールを共有し、認識を合わせる

このようなルールを設定し、適切に運用することで、データの質を向上させ、分析や業務の効率を大幅に向上させることができます。

分析を視野に入れて管理項目を設定する

分析を視野に入れた管理項目の設定は、データ活用の効果を最大限に引き出すために重要なポイントです。分析目的に応じて、必要な情報を抽出しやすいような項目設定を行いましょう。具体的な設定方法としては以下があります。

• 分析目的に応じた項目を設定
• 数値データや日付データなど、適切なデータ型を設定する
• 項目間の関連性を考慮し、適切な順序でデータを整理する
• 必要に応じて集計用の項目を用意する

これらの設定を行うことで、データ分析の効率が向上し、より有益な情報を得られるようになります。

Excelで案件管理を行うメリット

Excelで案件管理を行うメリットは、その手軽さや柔軟性、編集の容易さなどが挙げられます。多くの企業や個人がすでにExcelを利用しているため、導入の敷居が低く、新たなツールを学習することなく管理が可能です。また、データの編集や分析が容易なため、効率的な業務運営が実現できます。

導入コストを最小限に抑えられる

Excelを利用することで、導入コストを最小限に抑えることができます。すでに多くの企業や個人がMicrosoft Officeのライセンスを持っているため、追加のコストがかからずに案件管理が始められます。また、Excelは操作方法がわかりやすく、多機能であるため、他の専用ツールを導入することなく、さまざまな管理や分析が可能です。これにより、コスト削減や業務効率化が実現できるでしょう。

導入のハードルが低い

Excelは導入のハードルが低く、多くの企業や個人がすでに利用しているため、管理ツールとして活用しやすいです。具体的な理由は以下の通りです。

• 基本的な機能が無料で利用できるため、コスト面で優れている。
• 簡単な操作でデータ入力や編集が可能で、初心者でもすぐに使い始められる。
• 業務で頻繁に使用されるため、担当者間での共有が容易である。

また、Excelにはさまざまなテンプレートが提供されており、自社の業務や営業活動に合わせた案件管理が可能です。さらに、自分で独自のテンプレートを作成することもできるため、運用の柔軟性が高いと言えます。しかし、導入が容易である一方で、セキュリティ面や共有の手間などの課題も存在しますので、最適なツールを検討する際には留意してください。

自社にあった形式にカスタマイズしやすい

Excelは自社にあった形式にカスタマイズしやすいというメリットがあります。具体的には、以下の要素が挙げられます。

• 豊富な関数や機能を活用して、独自の計算式や分析方法を容易に導入できる。
• セルの書式やデザインを自由に変更できるため、見やすいレポートや資料が作成可能。
• 条件付き書式などの機能を使い、データの状況に応じた表示ができる。

これらの機能により、エクセルは複数の担当者や部署で共有しやすくなるため、会社全体での一元管理が実現できます。ただし、カスタマイズしすぎると操作が複雑になるため、適度な設定を心がけることが重要です。

Excelで案件管理を行うデメリット

Excelで案件管理を行うデメリットとして、次のような点が挙げられます。これらのデメリットを避けるために、他の案件管理ツールやシステムを検討することも検討してください。

共有に手間がかかる

Excelでの共有に手間がかかるというデメリットがあります。具体的には以下のような問題が生じることがあります。

• ファイルの送受信が煩雑で、最新情報の把握が困難になる。
• 複数人での編集が難しく、データの整合性が保たれないことがある。
• 個人のPCに保存されたファイルが社内で共有されず、情報の透明性が低下する。

これらの課題を解決するために、クラウド型の案件管理ツールや、リアルタイムでの共有が可能なサービスを導入することが効果的です。

外出先で編集・確認がしづらい

外出先でExcelのデータを編集・確認するのは、操作性やデータの同期において問題が発生しやすいです。例えば、外出先での営業活動や顧客対応時に、最新の情報や業務状況をリアルタイムで確認できないと、適切な判断ができなくなることがあります。

また、外出先での操作において、環境やデバイスによっては、スムーズなデータ入力や確認が難しい場合もあります。これによって、業務効率の低下やミスの発生が懸念され、企業全体の生産性に影響を与えることがあります。外出先でのデータ編集や確認を容易にする仕組みが求められます。

案件ごとの細かい管理がしづらい

Excelでのデータ管理では、案件ごとの細かい管理がしづらいことが課題となります。例えば、顧客や営業案件の情報を詳細に分類し、適切に整理・把握することが難しい場合があります。

また、複数の案件やデータ項目を効率的に分析するための機能が限定的で、売上分析や営業活動の効果検証に影響を与えることがあります。このような問題を解決するためには、案件ごとのデータ管理や分析を容易にするツールの活用が必要です。

より効率化するなら案件管理ツールの導入がおすすめ

Excelを超えた効率化を図るには、案件管理ツールの導入がおすすめです。案件管理ツールは、リアルタイム更新や同時編集が可能で、外出先での編集・確認も容易です。

また、案件ごとの細かい管理ができ、営業分析や各種レポートの作成にも力を発揮します。ツール選定の際は、予算や目的に合ったものを選ぶことが大切です。導入によって、業務効率や生産性の向上が期待できるでしょう。

ツールを導入するならHirameki 7がおすすめ

Hirameki 7は、案件状況を見える化できる「案件管理」機能だけではなく、営業活動に便利な機能が多数そろっているため、おすすめのツールです。

「名刺管理」では、営業状況を記録できる「アクション機能」や分類するための「タグ機能」など案件管理に便利な機能がそろっています。また「メール配信」でメルマガ配信をおこなったり、「営業リスト検索」で新規営業先をピックアップするなど、案件管理周りの業務を1ツールで実現することが可能です。

営業DXならHirameki 7（ヒラメキセブン）

まとめ：エクセル案件管理で業務効率を最大限に引きあげる

エクセルを活用した案件管理は、導入ハードルが低くおすすめの案件管理方法です。

ただツールを導入することでより効率化につながる部分もあるため、一つの手段として検討するようにしましょう。