オプトイン・オプトアウトって何？メール配信時の注意点

オプトイン・オプトアウトとは

オプトインやオプトアウトは、利用者の決定を尊重するために幅広い場面で使われる考え方です。メール配信では、送信を希望する方式をオプトイン、拒否の意思を示す方式をオプトアウトと呼びます。

オプトインとは

オプトインは、ユーザーが配信を受け取ることを同意する仕組みです。もともと「参加する」「加入する」という意味があり、広告やメルマガを送る企業は相手にメール配信を希望しているかどうかをはっきり示してもらいます。

顧客が登録フォームなどで受信を認める形が典型的なオプトインです。利用者の意思を尊重する点が大きな特徴で、実際には「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」により、許可なく配信をすることは禁じられています。

オプトアウトとは

オプトアウトは、すでに広告や情報提供が前提になっている状態から、ユーザーが自ら拒否を選ぶ仕組みを指します。ユーザーの許可を得る前に配信し、その後ユーザー自身が不要と思った際に受信拒否を行うパターンです。

企業は受信停止を明確に示さないと問題になりやすいため、オプトアウトを導入する場合は分かりやすい案内を設けることが欠かせません。

オプトイン・オプトアウトの違い

「オプトイン」は受信の同意を得てからメールを送る方式で、「オプトアウト」は初めから配信を前提とし、ユーザーが拒否を選ぶ方式です。前者は主導権が受信者にあり、後者は主導権が送信者にあるイメージです。

以前は、オプトアウト方式が主流でしたが、2008年の特定電子メール法改正により、オプトイン方式に変更になっています。

特定電子メール法とは

特定電子メール法は、広告や宣伝を目的としたメールの配信を正しく管理するためにつくられた法律です。正式名称は「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」で、受信者の意思を尊重する仕組みを整えることで、迷惑メールの増加を抑えつつ健全なメール文化を守る狙いがあります。

企業が特定電子メールを送る場合、事前の承諾（オプトイン規制）を得ることや送信者情報の明記、配信停止の手続きを簡単に行えるようにすることなどが義務付けられているのが特徴です。

特定電子メール法については、以下でより詳細を説明しているのでご確認ください。

特定電子メール法とは？営業メールで注意すべき点を解説

メール配信におけるオプトイン方式の例外

前述したとおり、メール配信で広告訴求を行うときは相手の同意が基本ですが、例外的に同意なしで送信できるケースも存在します。

• すでに取引関係にある人、企業
• ホームページにメールアドレスが記載されている場合
• 交換した名刺にメールアドレスが記載されている場合

ただし、上記のようなケースでも、広告メールの送信拒否が同時に示されている場合は、オプトイン方式をとる必要があるので注意が必要です。

オプトインを取得する際の注意点

オプトイン形式を正しく実行するには、ユーザーが本当に受信を望んでいると確認できる仕組みや、受信拒否の方法が明示されていることが重要です。

以下3点に注意するようにしましょう。

受信の同意をしっかりと得る

受信の同意を得る際には、メールが広告宣伝目的であることを明確に示す必要があります。企業の個人情報保護方針やメルマガ登録フォームで広告メールを配信する旨をはっきりと記載し、チェックボックスなどを用いて同意を得ることで、ユーザーが理解しやすくなります。

さらに、同意した日時や方法も記録し、保存しておくことが求められます。これを怠ると、実際にはオプトインを得ていないとみなされる恐れがあり、法律を守った運用にはなりません。送信者側の義務として、確実に同意を得た証拠を残す意識が大切です。

ダブルオプトインの導入を検討する

「ダブルオプトイン」は、ユーザーが入力したメールアドレスに確認メールを送付し、本人が再度承認するプロセスを踏む方式です。誤入力や悪意ある登録を未然に防ぎ、安全な配信リストを構築できる利点があります。

総務省のガイドライン※でも推奨されており、特にトラブルが起こりやすい場面では有効です。利用者にとっても、配信が希望通りかどうかをしっかりチェックできる仕組みといえるでしょう。

• 総務省「特定電子メールの送信等に関するガイドライン」

受信拒否の方法を分かりやすく明記する

受信拒否を行う方法は、できるだけ目に留まりやすい位置に示しましょう。読者が「もう要らない」と思ったときに、簡単にオプトアウトできるかどうかが鍵になります。もし手続きが複雑だと、迷惑メールとして認識されるリスクが高まるので注意が必要です。

連絡先やフォームへのリンクを分かりやすく提示すれば、ユーザーはすぐに配信停止の手続きを取れます。そうした受信拒否の導線をきちんと設けておけば、不要なクレームを回避しながら良好な関係を保ちやすいです。

オプトイン・オプトアウト方式を理解して適切なメール運用を

本コラムでは、オプトイン・オプトアウト方式の意味や違いを解説しました。メール営業を行うにあたり必ず知っておくべき内容になりますので、これから施策を実行する際には、必ず整備を整えて行うようにしましょう。