
情報共有とは、チーム・組織内において、それぞれが得た情報をメンバー間で共有することです。
企業や組織で作業をする際、情報を円滑に共有できるかどうかで業務の効率や成果が大きく変わります。
本記事では、情報共有がもつメリットや、具体的な活用ポイントを押さえつつ、多くの企業が実施しているツールについても解説します。
作業効率やトラブルの原因を改善したい方におすすめです。
目次
情報共有とは?
情報共有とは、企業や組織に属するメンバーそれぞれが所有するナレッジや情報を、職場全体やチーム内で共有し、活用する取り組みです。
ビジネスにおいては、さまざまなチームが個々の業務を行いながら共通の目的を追求しますが、情報を共有し合わないと意図せず同じ作業を重複したり、重要な情報を見落としたりするリスクが高まります。
共有の過程で得られる情報はチームのレベル底上げにつながり、従業環境やビジネス情勢が変化しても柔軟に対応しやすくなるため、情報共有は重要です。
情報共有のメリット
情報共有には以下のメリットがあり、企業や組織にとって大切な要素です。
属人化の防止に繋がる
情報共有を徹底することで、属人化の防止に繋がります。
情報共有が行われていない状態だと、担当者だけが業務の進捗や状況を把握している場合が多く、その人が休んだり退職したりすると業務が完全に止まってしまうおそれがあります。共有を徹底しておけば、ほかのメンバーが代わりに業務を進められるため、急な依頼やトラブルにもスピーディに対応できます。
結果として、チーム全体の効率や生産性に良い影響を与え、社内のコミュニケーションも円滑になりやすいでしょう。
業務品質の維持に繋がる
情報共有により、業務の品質を一定の水準で保つことが可能になります。
たとえば、マニュアルを作成したうえでチーム全メンバーと共有し、必要に応じて改善や更新をくわえていくと、誰でも同じ手順で仕事を進められます。そうした共有環境が整備されていれば、個人の経験やノウハウが企業の財産として蓄積され、社内で統一されたやり方を維持しやすくなるでしょう。
業務が効率化され、生産性が向上する
情報共有によって必要な情報をすぐに確認できるようになると、業務効率化と生産性向上に大きく貢献します。
社内で情報を共有する仕組みが構築されていれば、探す時間を最小限に抑えつつ、迅速な意思決定が可能です。さらに、誤ったデータを使った資料を作成してしまうリスクや、複数の部署を経由するうちに情報がゆがんでしまう問題も防げます。
全体の作業時間を短縮しながら、正確性や品質を維持することで、ビジネス全体へ良い影響をもたらすでしょう。
コミュニケーションが活性化し、信頼関係が強化
情報共有を徹底することで、コミュニケーションを取る機会が増え、信頼関係が強化される点もメリットのひとつです。
チームや部署全体でミーティングを開催するほか、雑談の時間を設けてハードルの低いやりとりを行うと良い雰囲気を構築できます。こうしたコミュニケーションの活性化につながる施策を行うと、適切な対応が迅速にできるようになり、関係性も強固になります。
特に、コミュニケーションが定期的に実施されれば、共有すべき内容を自然に話し合う機会が増えます。ある程度自由に意見を出せる場があれば、小さな行き違いも早期に発見できるため、信頼関係を深めるうえでも有効です。
情報共有がうまくできていない場合の原因
さまざまなメリットがある情報共有でも、「社内での情報共有がうまくいっていない」と感じる組織は多いかもしれません。
なぜ十分に情報を共有できないかを考えると、企業や組織のフェーズごとに異なる原因が見えてきます。以下がよくある原因になるので、原因分析の参考にしてください。
例1. 共有する環境が整っていない
情報共有は、全従業員が利用しやすい仕組みを用意することが前提です。
自社で導入しているツールの使い方がわからなかったり、明確なルールが定められていなかったりすると、せっかくの共有環境を活かせません。重要なデータやノウハウを把握していても、それをどこに蓄積して誰にアクセスを許可するのか決まっていないと、必要な時に確認できなくなる場合もあります。
会社全体が利用できるルールやテクノロジーを整備し、メンバーが効果的に活用できるようにするのがポイントです。これによって、社内コミュニケーションの向上はもちろん、チームで共有した情報を基に業務をスムーズに行うことができます。
例2. 情報蓄積・共有のルールが曖昧になっている
情報を活発に共有するには、蓄積したい情報と、その共有方法を明確に示すことが大切です。
どこにどのような資料を置くのか、何を周知すべきかがはっきりしていない状態では、せっかくのメリットが活かされにくいでしょう。たとえば、社内で活かせるナレッジを集めても、適切な場所に保存されていないと探すのが困難になります。さらに、担当部署ごとに独自のルールを作ると混乱の原因になりやすいです。
企業全体のルールを定め、情報をストックするフォルダーや発信先を決めておくと、各メンバーも利用しやすくなります。継続して活用できる仕組みを整理することが、情報共有を促進する有効な手段です。
例3. 情報共有の必要性を理解できていない
情報共有が不足している組織では、チーム内でその重要性が周知されていない可能性があります。
必要な情報が伝わらず、業務効率が下がるだけでなく、メンバーの育成面にも視点が行き届かなくなります。さらに、企業全体で最新情報を十分に把握できないので、部署間の連携も弱まります。これにより、作業の重複が発生したり、トラブルへの対応が遅れたりと、ビジネスにとっての問題点が拡大するかもしれません。
そうしたリスクを避けるには、情報共有の必要性を全メンバーが理解し、組織全体で取り組むことが大切です。担当だけが情報を抱え込まず、気軽に共有できる仕組みを導入することで、リスクを減らせるでしょう。
情報共有を行う際のポイント
情報共有を成功させるには、チームや組織が情報を円滑にやりとりできる土壌を作り上げることが大切です。前述したうまくいかない場合の原因を基にした内容にはなりますが、以下ポイントを参考に情報共有を行うようにしましょう。
情報共有のルールや仕組みを整える
スムーズに情報を共有するためには、組織内で合意したルールや仕組みを定めることが重要です。
たとえば、
- どんなデータをどのフォルダーに入れておくか
- いつのタイミングで更新すべきか
- ファイル名はどのような内容を入れるか
を明確に決めておくと、共有の抜け漏れを防ぎやすくなります。情報の鮮度を保つためにも、報告の要否がわからないときに質問できる問い合わせ先を用意するとよいでしょう。
これにより、社員それぞれが必要な情報をすばやく把握できるようになり、業務の効率やチーム全体の生産性が高まります。環境を整えておくことで、属人化のリスクも軽減しやすくなるでしょう。
情報共有の目的を定める
組織で情報共有を進めるときは、何のために行うのかを最初に決めることがポイントです。
目的が曖昧だと、どんな情報を集約すべきか判断できず、共有がうまく機能しない恐れがあります。企業の場合は、基本的に組織の発展を目指すことが根本にあるため、その方針に沿った情報共有を目指すとよいでしょう。
社内で追求したい目的を明確化すると、必要なツールや手段も見えてきます。目的がはっきりしていると、メンバーは自分の業務をどう共有すればいいかが理解しやすくなるのです。結果として、スムーズなコミュニケーションと成果の向上につながっていきます。
定期的にコミュニケーションをとる場を設ける
コミュニケーションが盛んであればあるほど、情報を積極的に共有しようという雰囲気が高まりやすいです。
たとえば、部署全体でミーティングを開いたり、1on1などの場を活用したりすると、メンバーの状況を深く把握できます。会社全体でのイベントを開催して、異なる部署の人同士が話す機会をつくるのもおすすめです。
周囲にミスや失敗を話しづらい環境では共有が滞りやすいので、まずは相談しやすい土台を整えることが大切です。自由に意見を出し合えるチーム体制になれば、お互いの仕事に興味を持ち、結果的に情報共有も促進されます。こういった取り組みを続けると、社内で円滑なコミュニケーションと協力体制を構築できるでしょう。
情報共有ツールを導入する
ツールを活用すると、必要な情報を即座にアクセスできるようになり、社内全体の効率と業務品質を高められます。
名刺管理ツールやタスク管理ツール、CRM(顧客関係管理ツール)、SFA(営業支援ツール)などを導入すれば、リアルタイムで刷新された情報を共有しやすくなるでしょう。ツールによっては、閲覧や編集の権限を設定できるため、機密情報の流出リスクも抑えられます。
さらに、複数人で内容を編集していくことでノウハウが蓄積され、属人化を防ぎながら組織の知識を底上げすることが可能です。チーム全体での情報共有をスムーズに行う方法として、適切なツール選定はとても重要です。
情報共有に便利なツールの種類
次に情報共有をツールを用いて行う場合に、そもそもどのような種類があるのかをご紹介します。ポイントでも伝えた通り、「情報共有の目的」を明確にしたうえで、適切なツールを導入するようにしましょう。
ナレッジ共有ツール(社内Wiki)
ナレッジ共有ツール(社内Wiki)は、業務マニュアルやFAQ、会議の議事録などを一括管理できるツールです。ノウハウを蓄積しやすく、あとから検索して必要な情報を取り出せるため、ビジネス上のさまざまな場面で役立ちます。
さらに、ナレッジ共有ツールがビジネスチャットと連携できる場合、ほかの担当者とスムーズに情報を共有し合えるのもメリットです。部署や会社全体で活用すれば、長期的なナレッジの蓄積と管理が可能になります。こうした仕組みを取り入れることで、資料作成や新メンバーの教育などにかかる時間を短縮しながら、チームの拡大や改善が進めやすくなるでしょう。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、リアルタイムなコミュニケーションを可能にするツールとして多くの企業で利用されています。
プロジェクトやテーマごとにチャンネルやスレッドを作れば、やりとり自体が情報共有の場になるでしょう。メンバー間の意見交換を活発に行うことで、意思疎通の手戻りを最小限に抑えられます。
チャットでのログは検索できるうえ、ファイル添付も容易なため、議事録作成や資料共有にも便利です。
さらに、ナレッジ共有ツールなどのストック型ツールと組み合わせれば、日々のやりとりで生まれたノウハウを体系的に蓄積できます。ビジネスチャットを導入すると、場所や時間を問わずチームのコミュニケーションを高められる点が大きなメリットです。
文書管理ツール(クラウドストレージ)
クラウドストレージを活用することで、社内のファイルを一元管理しながら安全に共有できます。
たとえば大容量の資料やデータを外部とやりとりする場合でも、セキュアな環境で行える法人向けサービスが充実しているので安心です。さらに、ファイルサーバーやファイル転送サービスなどを適宜使い分けることで、組織や業務に合った方法で情報を届けられるでしょう。電子データであれば検索もしやすく、常に最新のファイルにアクセスしやすいのもメリットです。部署間の連携を円滑にし、全体の作業効率を底上げするためには、適切な文書管理ツールを導入することが欠かせません。
クラウドストレージ(オンラインストレージ)については、以下記事で細かく紹介していますので、あわせてご確認ください。

タスク・プロジェクト管理ツール
タスク管理ツールを使うと、チーム全員でタスクを共有でき、個々の担当や進捗状況を誰でも把握できます。
ツール上で自分の進捗を可視化できるため、マネージャーやメンバーへの報告が効率化されたり、誰がどの程度の仕事量を抱えているかを全体で見渡すことができるため、業務量に偏りがでないように調節したりすることが可能です。
また期限のリマインド機能や担当者・期限を条件にフィルタリングする機能があるため、タスクの対応漏れを防ぐことができるのもメリットです。
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