
セミナーの集客を安定させたい企業や担当の方で、当日の参加率にお悩みではありませんか。こうした場合はリマインドメールの送信が重要です。
この記事では、リマインドメールを送る際のポイントや例文をご紹介します。
すぐに対策できる内容になるので、確認の上、ぜひ実践してみてください。
目次
リマインドメールに載せるべき内容
リマインドメールの内容は、コンパクトに整理して送信するほうが読まれやすくなります。セミナーを開催する場合などでは、日時や会場をわかりやすく記載し、受信者が重要な情報をひと目で把握できる構成が好まれます。
文面が長くなると最後まで読まれない恐れがあるため、会社名や連絡先なども必要最小限にまとめる工夫が大切です。
具体的には以下内容を載せるようにしましょう。
- セミナータイトル
- 開催日時
- 会場へのアクセス/参加用URL
- 当日の持ち物
- お問い合わせ先やメール送信元情報
リマインドメールを送る際のポイント
リマインドメールを送っても、見てもらえないと意味がありません。以下をポイントにメールを作成し送るようにしましょう。
セミナー1週間前・前日・当日に送る
イベントやセミナーに確実に参加してもらうには、1週間前・前日・当日とリマインドメールを複数回に分けて送る方法が有効です。
1週間前に送信すると、カレンダーへの登録や予定調整のきっかけになり、前日に送信すれば忘れられるリスクを減らせます。当日に送る連絡は場所や時間を再確認する役割があるため、混乱を防ぐメリットがあります。
ただし、受信者によっては多すぎるメールをしつこいと感じる場合もあるので、送信のタイミングや頻度の設定が重要です。適度な回数のリマインドが、参加者のモチベーションを保つポイントになります。
件名にセミナータイトルを必ず入れる
リマインドメールの開封率向上には、件名にセミナー名や開催日を明確に入れる手段が役立ちます。
多くのメールに埋もれないように、受信トレイで見ただけでも内容が判別できるタイトルが理想です。たとえば「〇月〇日(〇)〇〇セミナー開催のご案内」のように日付とイベント名を冒頭に配置し、要件をはっきり示します。
また、参加者は開催企業名よりもセミナータイトルで認知している可能性が高いため、企業名を入れる場合も、冒頭は日時やセミナータイトルにするようにしましょう。
セミナーに参加するメリットを改めて伝える
参加者によっては、応募から期間が経ち、参加のモチベーションが下がっている可能性があります。そういった方向けに改めてセミナーのメリットを伝えるようにしましょう。
ただし、前述した通り、長文になりすぎると一番伝えたい情報を流し読みされてしまう可能性があるので、シンプルに伝えることがポイントです。
予約配信設定でリマインドメールを送る
担当者が手動で送ろうとすると、忙しさから送信自体を忘れてしまう場合や、送信漏れが発生する可能性があります。そこでおすすめなのが予約配信機能を利用した方法です。
指定した日時に自動でメールを送れるため、対応漏れを防止し、かつ最適な時間帯にメールを配信することができます。顧客によっては夜のほうが開封率が高いケースもあるため、ツールで時間帯を調整できれば効率が上がります。
リマインドメールのテンプレート
次に、具体的なメールの例文をご紹介します。実施方法がオフラインかオンラインかで記載内容が変わりますので調整の上、ご活用ください。
また、生成AIを用いて作成するのも効率化の手段の一つになるので、おすすめです。
件名: 〇月〇日(〇){セミナータイトル} 開催のご案内 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。 〇〇株式会社のセミナー事務局です。 先日は、{セミナータイトル}へお申し込みいただき、誠にありがとうございました。 開催日が{7日後/明日}に迫ってまいりましたので、改めて詳細をご案内申し上げます。 【セミナー詳細】 開催日時:20◯◯年◯月◯日(◯) 〇時〇分〜〇時〇分 場所: {会場名と住所} または {オンライン (Zoom/Teamsなど)リンク)} 持ち物:{筆記用具/お名刺〇枚..等} 備考:{欠席時の連絡手段やその他注意点} 【アクセス】 ◯◯駅から徒歩◯分、または△△駅から徒歩◯分 {アクセス方法を簡単に説明} 【お問い合わせ先】 {企業名} {担当者名} {メールアドレス} {電話番号} 何かご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 それでは、当日お会いできることを楽しみにしております。どうぞよろしくお願いいたします。
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