営業業務を効率化させる方法7選!大まかな流れもあわせて解説

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営業業務を効率化させる方法7選!大まかな流れもあわせて解説

営業業務の効率化は、売上向上や担当者の負担軽減、営業の質を高めるために重要です。

この記事では、営業業務の効率化について、具体的な方法や大まかな流れもあわせて解説していきます。現状の営業活動の工数や生産性に課題意識がある方はぜひご確認ください。

目次

営業業務の効率化とは?

営業業務の効率化とは、営業活動をより効果的に進めることで、時間や担当者の負荷を軽減し、売上の向上を目指す取り組みです。

営業には、顧客へのアプローチや商談、提案活動、資料作成、事務作業など多くの業務が含まれています。業務全体を把握・整理し、効率化を図れる部分がないかを俯瞰してみていくことが大切です。

効率化を図ることで得られるメリット

営業業務の効率化により、以下のようなメリットが得られます。

売上アップに繋がる

営業業務を効率化することで、売上拡大に繋がります。

効率化によって案件1件あたりにかかる時間を削減することができるため、行動量の増加に繋がり、その分売上がアップします。

営業担当者の負荷軽減に繋がる

営業業務の効率化は、資料作成や事務作業などの負担を軽減し、営業担当者のストレスや疲れを抑える効果があります。

営業支援ツールプロセスの見直しにより、業務がスムーズに進むことで、担当者は顧客対応や提案活動により集中できるようになります。これにより、担当者のモチベーションが向上し、結果として企業全体の成長に繋がるでしょう。

営業の質が向上する

業務の効率化を図ることで、時間に余裕が生まれ結果的に営業の質の向上に繋げることができます。

事務作業等にかかる時間を削減できれば、本来注視すべき顧客の課題を見つけること」や「ヒアリングの方法の改善」等に時間を費やすことが可能です。また顧客とのコミュニケーションの時間に充てることもでき、顧客満足度営業スキルの向上に繋がるため、全体の質があがります。

営業業務を効率化するための4ステップ

次に効率化を図る際の大まかな流れを4ステップでご紹介します。

営業業務全体の状況を把握・整理する

まずは、営業業務の現状を把握し、課題を明確にしましょう。

どの作業どのくらい時間がかかっているのかを、業務全体で見える化し、無駄になっている部分を確認していきます。

改善が必要な箇所や不要な業務を洗い出す

前ステップで整理した内容を基に

  • 改善すべき業務
  • 不要な業務
  • 改善が不要、もしくは改善できない業務

に分類します。「改善すべき業務」が多い場合は、改善後のインパクトや解決するための工数コストを踏まえて、優先順位をつけるようにしましょう。

課題に対する解決策を考案し、スケジュールを立てる

洗い出した内容を基に

  • どのように解決するか
  • スケジュール

を決めるようにしましょう。

一気に進めようとすると、現場社員が混乱してしまう可能性があります。また、各課題に対して担当者を設定し、計画的に進められるようにしていくことが大切です。

実施後にヒアリング・定量化し、成果を確認する

解決策の実施後は、担当者や関係者へのヒアリングを実施し、定量化されたデータを元に改善効果を確認します。

ヒアリングでは、新たな問題や課題が発生していないか実施した施策に対する評価を収集します。また、定量化により、目に見える成果を把握することが可能です。数値を比較し、営業業務の効率化がアップしたかどうかを確認しましょう。

効果が不十分な場合は、原因を分析し、再度改善策を検討します。業務改善は継続的な取り組みが求められるため、定期的なヒアリングやデータ分析を行いましょう。

営業業務の効率化に繋がる方法7選

次に、営業業務を効率化させるための方法を7つ紹介します。解決すべき課題はさまざまですが、以下は営業業務における一般的な効率化方法になるため、まずはできることから始めていくのも一つの手段です。

営業マニュアルを作成し、ノウハウを共有する

各業務のマニュアルを作成したり、商談プレゼンや顧客とのコミュニケーション方法などのノウハウをまとめておくことで、効率化に繋がります。新入社員や異動があった際に、マニュアルを用意しておくことで質を下げずに研修・引継ぎの時間を短縮することが可能です。

Webサイト内のダウンロード資料やFAQを充実させる

Webサイト内のダウンロード資料FAQを充実させることで、顧客が必要な情報を簡単に手に入れられるようになるため、問い合わせ対応に割かれる時間を削減できます。過去の問い合わせ内容を基に、需要の高い内容は、Webサイトから直接顧客が確認できるようにしましょう。

また、これらを行うことにより、顧客の理解度も高まるため、お問い合わせがあった時点で興味関心度の高いケースを増やすことができます。効率化を図るだけではなく、受注率の向上に繋がる可能性が高いです。

インサイドセールスを実施する

インサイドセールスを導入することも、効率化に繋がる一つの手段です。

インサイドセールスとは、非訪問型営業といわれ、電話メールオンラインを用いて行う営業活動を指します。訪問にかかる時間を短縮できるため、行動量を増やすことができ、効率化に繋がります。

ただし、顧客と密な関係を取りにくく受注率が下がる可能性もあるため、確度が上がってきたタイミングで訪問型営業に切り替えるなどの調整が必要です。

顧客リストを作成し、情報を一元化する

顧客リストを作成情報を一元化することは、営業活動を効率化する上で重要なポイントです。

  • 顧客情報を一つのリストにまとめる
  • 顧客との連絡履歴や商談内容を記録する
  • 各営業担当者がアクセスできる場所にリストを保存する

上記を行うことで、営業担当者が顧客情報を確認しやすくなり、効率的なアプローチが可能になります。

管理は、SFACRMなどのツールを用いるのがおすすめですが、なるべくコストをかけずに行いたい場合は、エクセルでの顧客管理がおすすめです。詳細は以下記事をご確認ください。

エクセル案件管理の方法!効率化のポイントもご紹介
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SFA・CRMなどのツールを導入する

営業活動の効率向上には、SFA(営業支援システム)CRM(顧客管理システム)といったツールの導入が重要です。導入の手間費用はかかるものの、効率化を一つの目的としてつくられたツールになるため、利用するだけで、各業務の時間短縮に繋がります。

機能価格帯は、ツールによってさまざまになるため、費用対効果を踏まえて適切なツールを選択するようにしましょう。SFAやCRMについては、以下2記事で詳細を説明しているので、あわせてご確認ください。

SFAとは?導入するメリットやCRM・MAとの違いを解説
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CRMとは?機能や導入時の検討ポイントをわかりやすく解説!
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生成AIを活用する

営業業務に限らずですが、AI(人工知能)を活用することで効率化を図ることが可能です。

  • 議事録の要約
  • メール文面の作成
  • 顧客分析
  • 売上予測
  • リストの優先度付け

などを生成AIを活用することで、時間短縮だけではなく、業務によっては人が行うよりも精度の高いアウトプットに繋げることができます。

アウトソーシングサービスを活用する

アウトソーシングサービスを活用することも効率化に繋がります。アウトソーシングとは、業務の一部を外部サービスに委託することを指します。

特定の業務に特化しているサービスを活用することで、自社で対応するよりも、早く・質が高い状態で進めることが可能です。

  • DM(ダイレクトメール)の発送
  • 市場や顧客の調査
  • データの入力、集計作業

などが外注できる業務の例として挙げられます。手間がかかる事務作業などは外部に依頼し、本来集中すべき業務に時間をあてることが可能です。

ツール導入で効率化を図るならHirameki 7

Hirameki 7では、営業業務の効率化に繋がるさまざまな機能が備わっており、1ユーザーあたり月額800円(税別)~ご利用いただけます。

顧客情報を一元管理「名刺管理」

名刺管理」機能は、顧客の情報を一元管理できる機能です。担当者の設定や、顧客対応の履歴を残すことができるため、チーム間での情報共有が容易になります。

営業マニュアルやノウハウ共有に「社内報」

社内報」機能は、トピックごとにカテゴリを作成し、掲示板のようなイメージで投稿を行える機能です。後から参加したメンバーも過去の投稿を参照することができるため、マニュアルやノウハウを投稿しておくことで、簡単に確認ができます。

また投稿にリアクションコメントを行うことができるため、案件に関する相談等も気軽に行うことが可能です。

商談状況を見える化「案件管理」

案件管理」機能は、プロジェクトごとに案件を登録し、タスクの管理情報の整理を行える機能です。

ボード上で、案件状況を一覧で確認することができたり、タスクごとに期限・担当者を設定することができたりするなど、商談状況を見える化し、漏れなく進めることが可能になります。

社内申請業務を効率化「ワークフロー」

ワークフロー」機能は、社内稟議営業日報経費申請などをオンライン上で行える機能です。スマートフォンにも対応しているため、外出先で申請・承認を行うこともでき、承認までにかかる期間を短縮することができます。

その他にも、Web上の資料ダウンロードに便利な「フォーム」機能や、新規営業先の抽出に便利な「営業リスト検索」など、営業業務の効率化に繋がる機能が多数そろっています。14日間の無料トライアル期間を設けており、操作感を確認することもできますので、ご興味のある方は以下からサービス詳細をご確認の上、まずはトライアルをお申し込みください。

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営業業務を効率化させる方法7選!大まかな流れもあわせて解説

営業業務の効率化は、売上向上や担当者の負担軽減、営業の質を高めるために重要です。

この記事では、営業業務の効率化について、具体的な方法や大まかな流れもあわせて解説していきます。現状の営業活動の工数や生産性に課題意識がある方はぜひご確認ください。

目次

営業業務の効率化とは?

営業業務の効率化とは、営業活動をより効果的に進めることで、時間や担当者の負荷を軽減し、売上の向上を目指す取り組みです。

営業には、顧客へのアプローチや商談、提案活動、資料作成、事務作業など多くの業務が含まれています。業務全体を把握・整理し、効率化を図れる部分がないかを俯瞰してみていくことが大切です。

効率化を図ることで得られるメリット

営業業務の効率化により、以下のようなメリットが得られます。

売上アップに繋がる

営業業務を効率化することで、売上拡大に繋がります。

効率化によって案件1件あたりにかかる時間を削減することができるため、行動量の増加に繋がり、その分売上がアップします。

営業担当者の負荷軽減に繋がる

営業業務の効率化は、資料作成や事務作業などの負担を軽減し、営業担当者のストレスや疲れを抑える効果があります。

営業支援ツールプロセスの見直しにより、業務がスムーズに進むことで、担当者は顧客対応や提案活動により集中できるようになります。これにより、担当者のモチベーションが向上し、結果として企業全体の成長に繋がるでしょう。

営業の質が向上する

業務の効率化を図ることで、時間に余裕が生まれ結果的に営業の質の向上に繋げることができます。

事務作業等にかかる時間を削減できれば、本来注視すべき顧客の課題を見つけること」や「ヒアリングの方法の改善」等に時間を費やすことが可能です。また顧客とのコミュニケーションの時間に充てることもでき、顧客満足度営業スキルの向上に繋がるため、全体の質があがります。

営業業務を効率化するための4ステップ

次に効率化を図る際の大まかな流れを4ステップでご紹介します。

営業業務全体の状況を把握・整理する

まずは、営業業務の現状を把握し、課題を明確にしましょう。

どの作業どのくらい時間がかかっているのかを、業務全体で見える化し、無駄になっている部分を確認していきます。

改善が必要な箇所や不要な業務を洗い出す

前ステップで整理した内容を基に

  • 改善すべき業務
  • 不要な業務
  • 改善が不要、もしくは改善できない業務

に分類します。「改善すべき業務」が多い場合は、改善後のインパクトや解決するための工数コストを踏まえて、優先順位をつけるようにしましょう。

課題に対する解決策を考案し、スケジュールを立てる

洗い出した内容を基に

  • どのように解決するか
  • スケジュール

を決めるようにしましょう。

一気に進めようとすると、現場社員が混乱してしまう可能性があります。また、各課題に対して担当者を設定し、計画的に進められるようにしていくことが大切です。

実施後にヒアリング・定量化し、成果を確認する

解決策の実施後は、担当者や関係者へのヒアリングを実施し、定量化されたデータを元に改善効果を確認します。

ヒアリングでは、新たな問題や課題が発生していないか実施した施策に対する評価を収集します。また、定量化により、目に見える成果を把握することが可能です。数値を比較し、営業業務の効率化がアップしたかどうかを確認しましょう。

効果が不十分な場合は、原因を分析し、再度改善策を検討します。業務改善は継続的な取り組みが求められるため、定期的なヒアリングやデータ分析を行いましょう。

営業業務の効率化に繋がる方法7選

次に、営業業務を効率化させるための方法を7つ紹介します。解決すべき課題はさまざまですが、以下は営業業務における一般的な効率化方法になるため、まずはできることから始めていくのも一つの手段です。

営業マニュアルを作成し、ノウハウを共有する

各業務のマニュアルを作成したり、商談プレゼンや顧客とのコミュニケーション方法などのノウハウをまとめておくことで、効率化に繋がります。新入社員や異動があった際に、マニュアルを用意しておくことで質を下げずに研修・引継ぎの時間を短縮することが可能です。

Webサイト内のダウンロード資料やFAQを充実させる

Webサイト内のダウンロード資料FAQを充実させることで、顧客が必要な情報を簡単に手に入れられるようになるため、問い合わせ対応に割かれる時間を削減できます。過去の問い合わせ内容を基に、需要の高い内容は、Webサイトから直接顧客が確認できるようにしましょう。

また、これらを行うことにより、顧客の理解度も高まるため、お問い合わせがあった時点で興味関心度の高いケースを増やすことができます。効率化を図るだけではなく、受注率の向上に繋がる可能性が高いです。

インサイドセールスを実施する

インサイドセールスを導入することも、効率化に繋がる一つの手段です。

インサイドセールスとは、非訪問型営業といわれ、電話メールオンラインを用いて行う営業活動を指します。訪問にかかる時間を短縮できるため、行動量を増やすことができ、効率化に繋がります。

ただし、顧客と密な関係を取りにくく受注率が下がる可能性もあるため、確度が上がってきたタイミングで訪問型営業に切り替えるなどの調整が必要です。

顧客リストを作成し、情報を一元化する

顧客リストを作成情報を一元化することは、営業活動を効率化する上で重要なポイントです。

  • 顧客情報を一つのリストにまとめる
  • 顧客との連絡履歴や商談内容を記録する
  • 各営業担当者がアクセスできる場所にリストを保存する

上記を行うことで、営業担当者が顧客情報を確認しやすくなり、効率的なアプローチが可能になります。

管理は、SFACRMなどのツールを用いるのがおすすめですが、なるべくコストをかけずに行いたい場合は、エクセルでの顧客管理がおすすめです。詳細は以下記事をご確認ください。

エクセル案件管理の方法!効率化のポイントもご紹介
エクセル案件管理の方法!効率化のポイントもご紹介

SFA・CRMなどのツールを導入する

営業活動の効率向上には、SFA(営業支援システム)CRM(顧客管理システム)といったツールの導入が重要です。導入の手間費用はかかるものの、効率化を一つの目的としてつくられたツールになるため、利用するだけで、各業務の時間短縮に繋がります。

機能価格帯は、ツールによってさまざまになるため、費用対効果を踏まえて適切なツールを選択するようにしましょう。SFAやCRMについては、以下2記事で詳細を説明しているので、あわせてご確認ください。

SFAとは?導入するメリットやCRM・MAとの違いを解説
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生成AIを活用する

営業業務に限らずですが、AI(人工知能)を活用することで効率化を図ることが可能です。

  • 議事録の要約
  • メール文面の作成
  • 顧客分析
  • 売上予測
  • リストの優先度付け

などを生成AIを活用することで、時間短縮だけではなく、業務によっては人が行うよりも精度の高いアウトプットに繋げることができます。

アウトソーシングサービスを活用する

アウトソーシングサービスを活用することも効率化に繋がります。アウトソーシングとは、業務の一部を外部サービスに委託することを指します。

特定の業務に特化しているサービスを活用することで、自社で対応するよりも、早く・質が高い状態で進めることが可能です。

  • DM(ダイレクトメール)の発送
  • 市場や顧客の調査
  • データの入力、集計作業

などが外注できる業務の例として挙げられます。手間がかかる事務作業などは外部に依頼し、本来集中すべき業務に時間をあてることが可能です。

ツール導入で効率化を図るならHirameki 7

Hirameki 7では、営業業務の効率化に繋がるさまざまな機能が備わっており、1ユーザーあたり月額800円(税別)~ご利用いただけます。

顧客情報を一元管理「名刺管理」

名刺管理」機能は、顧客の情報を一元管理できる機能です。担当者の設定や、顧客対応の履歴を残すことができるため、チーム間での情報共有が容易になります。

営業マニュアルやノウハウ共有に「社内報」

社内報」機能は、トピックごとにカテゴリを作成し、掲示板のようなイメージで投稿を行える機能です。後から参加したメンバーも過去の投稿を参照することができるため、マニュアルやノウハウを投稿しておくことで、簡単に確認ができます。

また投稿にリアクションコメントを行うことができるため、案件に関する相談等も気軽に行うことが可能です。

商談状況を見える化「案件管理」

案件管理」機能は、プロジェクトごとに案件を登録し、タスクの管理情報の整理を行える機能です。

ボード上で、案件状況を一覧で確認することができたり、タスクごとに期限・担当者を設定することができたりするなど、商談状況を見える化し、漏れなく進めることが可能になります。

社内申請業務を効率化「ワークフロー」

ワークフロー」機能は、社内稟議営業日報経費申請などをオンライン上で行える機能です。スマートフォンにも対応しているため、外出先で申請・承認を行うこともでき、承認までにかかる期間を短縮することができます。

その他にも、Web上の資料ダウンロードに便利な「フォーム」機能や、新規営業先の抽出に便利な「営業リスト検索」など、営業業務の効率化に繋がる機能が多数そろっています。14日間の無料トライアル期間を設けており、操作感を確認することもできますので、ご興味のある方は以下からサービス詳細をご確認の上、まずはトライアルをお申し込みください。

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